Vrijwilligersbeleid 2017-2021

Inleiding
IVN NL verstaat onder vrijwilligersbeleid: het vastleggen van afspraken binnen de organisatie (afdeling) over verantwoordelijkheden, verwachtingen en gehanteerde procedures en formulieren. In de handreiking voor IVN afdelingen wordt dit als volgt omschreven: “het betekent dat alle geledingen van de vrijwilligersorganisatie inzicht en kennis hebben van afspraken en hulpmiddelen zodat ze zich met plezier en voldoening voor natuur- en milieueducatie kunnen inzetten.” Om dit vorm te geven volgen we de aanpak van de Vereniging van Nederlandse Organisaties voor Vrijwilligerswerk namelijk: Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden en Beëindigen. 

Waarom vrijwilligersbeleid?
IVN Maastricht is een vereniging die geheel uit vrijwilligers bestaat. Het realiseren van de NME-doelen is de inzet van enthousiaste vrijwilligers onmisbaar. Om het vrijwilligersbestand op peil te houden is voortdurende aandacht nodig voor het werven van nieuwe vrijwilligers. Daarnaast is het ook van belang het enthousiasme van al aanwezige vrijwilligers te behouden, zodat ze zich langdurig willen blijven inzetten voor de vereniging.

Enkele begrippen
Onder vrijwilligers verstaan we de actieve leden van de afdeling Maastricht. Actieve leden zijn die leden die zich daadwerkelijk inzetten voor de vereniging en/of het realiseren van de NME-activiteiten. De inzet kan variëren van een natuurgids tot bestuurslid of het rondbrengen van de Humus. De mate waarin iemand actief is, is niet van belang. Het gaat er om dat een lid van het IVN meer doet dan alleen maar donateur zijn. Daarnaast maken we onderscheid tussen  actieve leden en kaderleden. Kaderleden zijn vrijwilligers die bestuurslid, coördinator van een werkgroep of  projectgroep zijn. Het bestuur bepaalt wie tot de kaderleden en actieve leden gerekend worden. 

Binnenhalen
Het grote probleem bij vrijwilligersorganisaties en dus ook IVN Maastricht is het binnenhalen van nieuwe actieve leden. De kadercursussen (voorbeelden: Natuurgidsencursus, landschappengidsencursus of jeugdbegeleiderscursus) zijn een potentiële bron van nieuwe actieve vrijwilligers. Hoewel in deze cursussen benadrukt wordt dat het de bedoeling is om in de eigen IVN afdeling actief te worden, is dat geen voorwaarde voor deelname en kan achteraf ook niet verplicht gesteld worden. Dit betekent dat we actief  contact moeten zoeken met de nieuwe gidsen, bij voorkeur al tijdens de cursus, om ze bij de eigen afdeling te betrekken. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van coaching door een ervaren IVN-er.  
De korte cursussen leveren vaak veel nieuwe leden op, maar die worden niet altijd actief. Het is wel een manier om ze geïnteresseerd te krijgen voor het werk van IVN Maastricht, ook omdat velen zich opgeven voor de e-mail service. Ook het toezenden van de HUMUS, ook als men geen lid is geworden, is een goede manier om de activiteiten onder de aandacht te brengen en te houden. 
Door het jaar melden zich nieuwe leden aan, waaronder potentiële actieve leden. Het is daarom  belangrijk snel contact te leggen met een nieuw lid en een beeld te krijgen van de interesses, ambities, kennis en ervaring van de nieuweling. 

Het stappenplan voor nieuwe leden is als volgt:
1. Alle nieuwe leden krijgen een welkomstpakket;
2. Alle nieuwe leden  worden in de het bestuur besproken. Bij veel nieuwe leden weten we wat ze willen. Is dit niet het geval, dan wordt contact opgenomen. 
3. Indien een nieuw lid interesse heeft voor een werkgroep of projectgroep, wordt deze doorverwezen naar de coördinator. Deze laatste wordt hierover geïnformeerd. 
4. Alle nieuwe leden nodigen we één keer per jaar uit voor een activiteit (bijv. Nieuwjaarswandeling).  

Begeleiden
Indien (nieuwe) leden zich aansluiten bij een werk/projectgroep, is het de taak van de coördinator om de nieuweling op weg te helpen en te begeleiden. Dit geldt ook voor leden die een kadercursus hebben gevolgd. Indien gewenst kan binnen de werk/projectgroep een coach worden toegewezen. Wanneer mensen actief willen worden, kunnen we ze helpen met reeds aanwezige voorbeelden, materialen, meelopen met cursussen, excursies etc. 
Handleidingen en informatie over vergoedingen, verzekeringen en ARBO zijn beschikbaar bij de secretaris. Een veilige omgeving is belangrijk voor iedereen, dus ook voor de actieve leden. De handleiding ‘In Veilige handen’ van het landelijk IVN is vertaald naar de praktijksituatie van IVN Maastricht.   

Belonen
Vrijwilligers verdienen waardering krijgen voor het werk dat ze verrichten. Leden wijzen op onkostenregelingen en vergoedingen is vanzelfsprekend, maar vooral attenties zijn belangrijk zoals de jaarlijkse dag voor de actieve leden. Daarnaast kunnen bij individuele leden persoonlijke omstandigheden voordoen die wat extra aandacht nodig hebben. Het is de taak van de kaderleden om hierop alert te zijn en actie te ondernemen.    

Behouden
Om actieve vrijwilligers te behouden is deskundigheidsbevordering een belangrijk aandachtspunt. Zo worden nieuwe natuurgidsen die excursies willen geven of een kinderactiviteit willen opzetten, begeleid door ervaren gidsen. Actieve leden kunnen cursussen volgen op kosten van de vereniging mits vooraf aan het bestuur toestemming is gevraagd.    

Beëindigen
Het is belangrijk om te weten waarom iemand zijn/haar lidmaatschap opzegt. Dit kan zinvolle informatie opleveren over waar we als afdeling tekort schieten. Een exitgesprek of evaluatiegesprek geeft positieve aandacht en levert relevante informatie op. Indien een actief lid het lidmaatschap opzegt, wordt dit gemeld in het bestuur. Vaak is de reden bekend, zo niet, dan zoekt het bestuur contact op met het oud-lid. 

Het vrijwilligersbeleid 2017-2021 is door bestuur en coördinatoren vastgesteld op 1 februari 2017.