IVN De Maasvallei – Privacy Verklaring

Algemeen

Wat is de AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een EU-wetgeving waarin het verwerken en het vrij gebruiken van persoonlijke gegevens vastgelegd is. Het bestaat uit gegevensbescherming principes en voorwaarden waaraan voldaan moet worden wanneer persoonlijke gegevens verwerkt worden.

Het doel van de AVG is om dezelfde wetten voor de bescherming van uw gegevens te hebben in alle EU-lidstaten en om burgers meer controle te geven over hoe en wanneer deze gegevens gebruikt worden, zelfs als ze zich in een ander land bevinden.

Hoewel de AVG een EU-wetgeving is, dient elk bedrijf dat goederen of diensten aanbiedt aan EU burgers, onafhankelijk van de locatie, zich aan de regelgeving te houden.

AVG en IVN De Maasvallei

IVN De Maasvallei is een plaatselijke afdeling van de landelijke IVN-organisatie. Voor het landelijke ledenadministratiesysteem Procurios heeft IVN Landelijk, naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een Privacy Verklaring opgesteld.

Voor de administratie van de gegevens van zijn relaties maakt IVN De Maasvallei gebruik van het landelijke systeem Procurios. IVN De Maasvallei heeft daarin alleen toegang tot de gegevens van de relaties van IVN De Maasvallei.

Onder ‘relaties’ verstaat IVN De Maasvallei:

• Leden (normale leden, huisgenootleden, jeugdleden en ereleden);
• Donateurs;
• Banken, sponsoren en subsidiegevers;
• Overige relaties (personen/instanties die bv. ook de nieuwsbrief ontvangen).

Deze Privacy Verklaring van IVN De Maasvallei is in lijn met het Privacy Verklaring van IVN Landelijk (Zie www.ivn.nl/privacy-statement) en gaat met name in op de lokale omgang met de relatiegegevens.

Met welk doel worden gegevens van relaties van IVN De Maasvallei bewaard?

Wanneer u een relatie wordt van IVN De Maasvallei worden uw contactgegevens vastgelegd. IVN De Maasvallei gebruikt deze gegevens voor:

• inning van contributie, donatie, advertentietarief e.d.;
• toezending van de nieuwsbrief;
• toezending van informatie over publieks- en verenigingsactiviteiten en nieuws op natuurgebied;
• het uitnodigen van leden voor vergaderingen zoals de Algemene Ledenvergadering en het toesturen van de daarbij benodigde stukken;
• het beheren van informatie over:
  • Werkgroepen (Wie zit in welke werkgroepen?)
  • Eigendommen van de afdeling (Wie beheert welke eigendommen?)
  • Producten van de afdeling (Wie beheert welke producten?)
  • Inzetmogelijkheid van de leden (Wie kan wat en is beschikbaar?)
  • Vertegenwoordiging (Wie vertegenwoordigt de afdeling bij welke instanties?)

Welke persoonsgegevens worden bewaard?

Afhankelijk van het doel worden bij IVN De Maasvallei meer of minder persoonsgegevens bewaard. Voor nieuwsbriefontvangers zijn dat alleen mailadres en naam, voor werkgroepleden kan dat verder gaan, bv. over capaciteiten en beschikbaarheid. Details zijn voor belanghebbenden op te vragen bij de secretaris.

Bij IVN De Maasvallei worden bijzondere persoonsgegevens (godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid e.d.) gevraagd noch bewaard.

Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens.

De gegevens zijn als volgt opgeslagen:

• In de ledenadministratie Procurios op een systeem van landelijk IVN;
• In de lokale relatie-administratie PC-Leden plus mutatielog op laptop en back up en gearchiveerd op een beveiligde cloudomgeving in een apart gebruikersaccount. Wachtwoord is alleen bekend bij de ledenadministrateur en de secretaris van IVN De Maasvallei.
• Een backup van de lokale ledenadministratie incl. een mutatielog op een beveiligde USB-stick en bewaard in een kluis;
• Een lijst van alleen mailadressen van relaties worden beheerd door een door het bestuur gedelegeerd bestuurslid, doorgaans de secretaris.

Na het beëindigen van het lidmaatschap worden alle contactgegevens lokaal gearchiveerd bij IVN De Maasvallei en landelijk in Procurios.

Abonneren en afmelden op de Nieuwsbrief.

De nieuwsbrief is beschikbaar voor leden, donateurs en belangstellenden. Aan- en afmelding geschiedt via mail of intekenlijst. Deze lijsten worden na verwerking vernietigd.

Welke maatregelen zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?

• Lokaal zijn bij IVN De Maasvallei de contactgegevens opgeslagen in een beveiligde omgeving. Alleen het bestuur van IVN De Maasvallei beschikt over het wachtwoord van dit account;
• Tot het landelijk systeem Procurios heeft, voor wat betreft de gegevens van de relaties van IVN De Maasvallei, alleen de ledenadministrateur en/of de secretaris van IVN De Maasvallei toegang;
• E-mailadressen van de relaties van IVN De Maasvallei worden bewaard op een beveiligde laptop en back up en worden gearchiveerd in een beveiligde Cloud omgeving;
• Voor het onverhoopte geval dat een datalek wordt geconstateerd is een procedure opgesteld.

Hoe worden relaties geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?

Nieuwe relaties worden bij het aangaan van de relatie verwezen naar deze Privacy Verklaring op de website van IVN De Maasvallei.

Wijzigen van het Privacy Verklaring.

De tekst van dit Privacy Verklaring kan, zonder voorafgaande aankondiging door het bestuur van IVN De Maasvallei te allen tijde worden gewijzigd. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd. Leden kunnen voorstellen tot wijziging van de privacy verklaring indienen bij het bestuur.

Relaties kunnen m.b.t. hun rechten ten aanzien van bescherming persoonsgegevens altijd contact opnemen met de secretaris van IVN De Maasvallei.