IVN Helden e.o. Huishoudelijk Reglement

Het huishoudelijk reglement is besproken in de jaarvergadering van 2023 (zie jaarstukken)

Het resultaat van de door de vergadering gevraagde wijzigingen zijn opgenomen in het volgende concept.

Concept 15 januari 2024

Definitie: Vergoeding: Teruggave aan IVN leden van daadwerkelijk gemaakte kosten, zoals cursus kosten, reiskosten, papier, printer gebruik, materialen

Alle kosten gemaakt ten behoeve van IVN werkzaamheden, worden vergoed. Reiskosten volgens de gangbare vergoeding per km. Reiskosten zijn niet van toepassing voor het reizen naar bijeenkomsten, behalve als dat voor IVN of voor de activiteit van belang is. Dit ter beoordeling door het bestuur.
Kosten van opleidingen worden kunnen een maximaal 100% worden vergoed, indien de opgedane training voor een periode van minimaal 3 jaar ook ten goede komt aan IVN Helden. Uiteindelijke beoordeling van de vergoeding, in relatie tot kosten en opbrengsten voor IVN, ligt bij het bestuur.
Om de leden tot het volgen van opleidingen te stimuleren geldt in het algemeen bij de IVN dat vrijwilligers die tijdens een cursus/opleiding/workshop opgedane kennis alleen voor persoonlijke ontwikkeling gebruiken, kennen een maximale vergoeding van 50% van de kosten krijgen. Uiteindelijke beoordeling van de vergoeding ligt bij het bestuur.
Natuurlijk proberen we bij IVN zoveel mogelijk te carpoolen. Indien activiteiten worden bezocht met auto’s, worden de kosten gelijk verdeeld over de deelnemers.

Definitie: Waardering aan IVN leden: Cadeaubon of toezegging over een te besteden bedrag, waarvoor een declaratie kan worden ingediend.

Alle werkgroepen en ondersteunende werkgroepen kunnen volgens budget/begroting jaarlijks met de groep een bedrag besteden voor het versterken van de onderlinge band. Het totale budget wordt jaarlijks vastgesteld op de ledenvergadering.
1. IVN Helden gidsen welke voor externe verzoeken actief zijn, zijn aangesloten bij de wandelwerkgroep.
2. IVN Helden docenten welke lezingen verzorgen voor IVN Helden, zijn onderdeel van de educatieve werkgroep.
Voor bijzondere prestaties kunnen werkgroepen of het bestuur leden incidenteel waarderen met bloemen of versnaperingen. Ook indien iemand stopt na jarenlang actief te zijn geweest, kunnen deze vormen van waarderingen worden gegeven.
Waarderingen kunnen ook worden overgebracht bij jubilea van de leden.

Definitie: Beloningen aan IVN leden: Uitbetaling (Euro’s) in welke vorm dan ook voor bestede uren.

IVN is een vrijwilligersorganisatie en geeft geen beloningen in welke vorm dan ook aan eigen vrijwilligers. Zakelijke overeenkomsten zijn hierop een uitzondering.
Gebruik maken van een gids/docent van buiten IVN Helden e.o. Deze gids krijgt een vergoeding: datgene wat ze vragen en wat redelijk is.

IVN vraagt voor uitvoering van haar activiteiten een derden een vergoeding. De hoogte van de vergoeding wordt vastgesteld door de uitvoerende werkgroep, eventueel in overleg met het bestuur.

De organisatie draagt zorg voor de volgende zaken:

Afspraken maken met de uitgenodigde docent-spreker.
Overleg met bestuur/penningmeester over de kosten.
Het maken van een promotie artikel (5 weken voor de activiteit) en overleg met de PR groep over hoe de activiteit moet worden gepromoot (weekblad, nieuwsbrief/website, facebook of anders)
Afstemmen met de groep facilitair over opening en afsluiting gebouw en het gebruik van koffie-thee. Scheiden van het afval.
Afstemmen met facilitair of apparatuur docent het doet met de aanwezige apparatuur.
Ruim voor aanvang aanwezig zijn en alles gereed zetten.

Bij een buitenactiviteit

regelen dat deelnemers bij het IVN gebouw worden opgevangen en nog even in het gebouw kunnen voor de fiets te stallen / toiletbezoek
het vervoer afstemmen en ervoor zorgen dat de vervoerders de gemaakte reiskosten vergoed krijgen door een verdelen losten verdeling over de deelnemers

Gebruik van ruimte doorgeven aan de facilitair groep (facilitair@ivnhelden.nl). Openen en sluiten afstemmen met deze groep.
Ruimte na gebruik netjes achterlaten.
Voor alle werkgroep activiteiten is koffie en thee gratis.
Andere consumpties zijn voor kosten van de gebruikers. Richtlijn is 50 cent per consumptie.

IVN Helden lidmaatschap wordt aangegaan vanaf het begin het kalender jaar (1-1) tot einde kalenderjaar (31-12). Voor jeugdleden is dit het schooljaar (start 1-9) en einde 31-8).
Bij tussentijdse opzegging wordt deze aan het einde van het jaar geeffectueerd. Motivatie: Betaling aan het landelijk IVN.
Bij tussentijdse aanmelding wordt de contributie evenredig geeffectueerd.

Vrijwilligers voor de werkgroepen zijn lid van IVN. Motivatie: dit ook om voor hun het VOG te verkrijgen en ook vanwege de verzekeringen.
Indien een vrijwilliger niet deelneemt aan IVN Helden activiteiten, is deze niet verplicht contributie te betalen, mits de werkgroep ook aangeeft dat deze persoon onmisbaar is voor deze werkgroep. Nemen vrijwilligers deel aan IVN Helden activiteiten, dan is contributie verschuldigd.
Indien vrijwilligers extra reiskosten maken voor het deelnemen aan de werkgroep activiteiten, dan kan een reiskosten vergoeding worden verstrekt, mits de werkgroep ook aangeeft dat deze persoon onmisbaar is voor deze werkgroep.
De werkgroep dient bovengenoemde regels met de personen te communiceren.