Huishoudelijk regelement

Bestuur Huishoudelijk Reglement (8-10-2015)

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET IVN Sint-Oedenrode, VERENIGING VOOR NATUUR- EN MILIEUEDUCATIE, AFDELING SINT-OEDENRODE

Artikel 1. Leden/donateurs

1. De vereniging kent actieve leden,ereleden, huisgenootleden, donateurs en gastleden

2. Leden ontvangen het verenigingstijdschrift Mens en Natuur.

3. Ereleden zijn voor hun verdiensten benoemd door het bestuur en hebben dezelfde rechten als een gewoon lid.

4. Een huisgenootlid is een lid dat op hetzelfde adres woont als een gewoon lid. Een huisgenootlid heeft dezelfde rechten en plichten als een gewoon lid, maar ontvangt niet het verenigingsblad zoals Mens en Natuur.

5. Donateurs: a. mogen aan alle activiteiten van de afdeling deelnemen, b. ontvangen het jaarverslag, c. ontvangen niet het verenigingsblad Mens en Natuur. d. hebben geen stemrecht in de ALV

6. Gastleden zijn leden die al lid zijn van een andere IVN-afdeling en hebben dezelfde rechten en plichten als een gewoon lid.

7. Toelating. Ieder aan wie door het bestuur de toelating als aangemeld lid wordt geweigerd, ontvangt binnen een maand na de beslissing per aangetekende brief mededeling van dit besluit. In deze brief zijn vermeld de redenen tot weigering en de mogelijkheid van beroep bij de Algemene leden vergadering(ALV)

8. Schorsing a. Het afdelingsbestuur kan met meerderheid van stemmen besluiten een lid langs schriftelijke weg een schorsing op te leggen waarbij de redenen tot de schorsing moeten worden vermeld. b. Het geschorste lid is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving schriftelijk in beroep te gaan tegen de schorsing bij de ALV. 2 c. Per geval stelt de ALV een commissie van onderzoek in bestaande uit drie personen. Deze commissie geeft binnen een maand advies aan het bestuur. Het bestuur doet vervolgens binnen een maand doch uiterlijk twee maanden na ontvangst schriftelijk uitspraak, waarvan het lid in kennis worden gesteld. d. Na de uitspraak over de schorsing volgt oftewel de procedure tot ontzetting uit het lidmaatschap dan wel eerherstel van het lid.

9. Publiekgericht werken. Leden die direct publieksgericht educatief werkzaam zijn moeten het diploma IVN-natuurgids bezitten of materiedeskundig zijn. Incidenteel kan door het bestuur hiervan vrijstelling worden gegeven.

10. Contributie/donatie a. De hoogte van de contributie/donatie wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op voordracht van het bestuur, b. Actieve Leden en donateurs die 31 maart nog niet betaald hebben krijgen een herinnering toegestuurd. Als zij op 1 juni nog niet betaald hebben, krijgen zij een aanmaning toegestuurd. Hierop wordt vermeld dat zij per 1 juli uit het bestand verwijderd zullen worden, als zij de contributie dan nog niet betaald hebben. c. Personen die na 30 juni van het betreffende jaar lid worden, hoeven voor de rest van dat jaar maar de helft van de jaarlijkse contributie te betalen. Personen die na 30 september lid worden, hoeven voor de rest van dat jaar maar een kwart van de jaarlijkse contributie te betalen. d. Voor de verschillende soorten leden en donateurs wordt de contributie / donatie als volgt: - actieve leden € 24,00 - huisgenootleden € 12,00 - donateurs tenminste € 12,00 e. Ereleden hebben vrijstelling van contributieplicht. f. Gastleden betalen contributie exclusief de landelijke afdracht.

Artikel 2. Het bestuur

1. Het bestuur kan uit zijn midden een dagelijks bestuur benoemen. Dit moet dan minimaal bestaan uit: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het dagelijks bestuur is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur.

2. Taak van de voorzitter. a. behartigt de algemene gang van zaken in de afdeling, b. geeft leiding aan de bijeenkomsten van het afdelingsbestuur en het dagelijks bestuur en aan de coördinatorenvergadering. 3 c. zit de Algemene Ledenvergadering van de afdeling voor, d. onderhoudt de interne en externe contacten, e. rapporteert de activiteiten van het bestuur aan de leden, f. bemiddelt bij interne geschillen.

3. Taak van de secretaris. a. coördineert het secretariaat, b. behartigt de inkomende en uitgaande correspondentie van het bestuur van de afdeling, c. is verantwoordelijk voor het secretariaatsarchief van de afdeling, d. maakt verslagen en/of besluitenlijsten van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen; delegeert dit eventueel in overleg naar de andere bestuursleden. e. stelt het jaarverslag samen in overleg met de bestuursleden, f. stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor vergaderingen en verstuurt de uitnodigingen, g. het verstrekken van informatie aan derden. h. bewaart de notulen van alle vergaderingen en zorgt ervoor dat deze desgewenst door de leden ingezien kunnen worden. i. is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de website maar kan dit in overleg delegeren.

4. Taak van de penningmeester. a. draagt zorg voor beheer en bewaking van de afdelingsfinanciën en het signaleren van ontwikkelingen naar het bestuur, b. beheert de bank- en girorekeningen van de afdeling, c. houdt de boekhouding bij van de afdeling, d. is verantwoordelijk voor de financiële stukken, e. stelt eenmaal per jaar een financieel verslag op ter goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering, met daarin een staat van baten en lasten en een balans, f. maakt op basis van werkplannen van de werkgroepen een begroting van inkomsten en uitgaven voor het volgend jaar, in overleg met de andere bestuursleden. Deze begroting wordt aan de Algemene ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd, 4 g. draagt zorg voor de inning van de contributie/donatiegelden, h. regelt de contacten i.v.m. subsidie. i. beheert de ledenadministratie van de afdeling.

5. Rooster van aftreden Het bestuur stelt het rooster van aftreden vast. De aftredende is slechts eenmaal direct herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in, met dien verstande dat hij in ieder geval eenmaal herkiesbaar is. In afwijking van het gestelde in artikel 10 van de statuten, kan met goedkeuring van de ALV in bijzondere gevallen de maximale bestuurstermijn met één jaar verlengd worden. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester wordt de in artikel 14 lid 4 van de statuten genoemde commissie in staat gesteld een onderzoek te houden.

6. Bestuursvergaderingen a. Het bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter, met inachtneming van een termijn van tenminste zeven dagen. De bijeenroeping geschiedt door toezending aan alle bestuursleden van een schriftelijke oproep met agenda en vergaderstukken. b. Indien de voorzitter van het bestuur geen gevolg geeft (binnen zeven dagen) aan het verzoek van minimaal twee bestuursleden tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan voor rekening van de vereniging op de wijze waarop de voorzitter de vergadering bijeenroept.

7, Vertegenwoordiging Het bestuur kan zich laten vertegenwoordigen door een of meerdere leden van de afdeling. Zij spreken en handelen dan namens de vereniging. In, naar eigen inzicht, gewichtige zaken handelen zij met last en ruggespraak namens het bestuur. Zij brengen schriftelijk of mondeling aan het bestuur verslag uit. Voor het aangaan van verplichtingen is een schriftelijke volmacht van het bestuur vereist. Bij het ontbreken hiervan kunnen verplichtingen uitsluitend worden aangegaan onder voorbehoud van goedkeuring van het bestuur, dan wel de ALV.

Artikel 3. Algemene Ledenvergadering (ALV)

1. Het bestuur belegt in ieder geval één maal per jaar een ALV. Hierbij komt in ieder geval aan de orde: a. de plannen en de begroting van de werkgroepen voor het komende jaar, b. verslag van de activiteiten van het afgelopen jaar, met financiële verantwoording. c. plannen van de werkgroepen en het beleidsplan van het bestuur, 5 (1) opsomming van verrichte werkzaamheden(o.a. vergaderingen, organisatie en publieks- en ledenactiviteiten met data en aantal deelnemers.) (2) een overzicht van goederen in beheer of gebruik bij de werkgroep. d. overleg over lopende zaken.2. Financiën:De penningmeester beheert de financiën van de werkgroepen. Werkgroepen kunnen indien zij dat wensen, gebruik maken van een kleine kas. Zij kunnen daaruit uitgaven doen binnen de goedgekeurde begroting van de werkgroep. Van alle gedane uitgaven dient de coördinator betalingsbewijzen/bonnen te overleggen aan de penningmeester. Investeringen dienen altijd in overleg met het bestuur plaats te vinden; dit om doublures te voorkomen. Alle roerende en onroerende goederen door een werkgroep verkregen zijn eigendom van de afdeling.

Artikel 4. Werkgroepen

1. Het bestuur belegt tenminste twee keer per jaar(in het voorjaar en najaar) een bijeenkomst voor de leden. De coördinatoren van de werkgroepen worden geacht hierbij aanwezig te zijn. Wanneer zij zelf niet kunnen dient er een vervanger te komen. Tijdens deze bijeenkomsten vindt de afstemming plaats tussen de werkgroepen en het bestuur. a. thema's worden dan op elkaar afgestemd, in het najaar wordt een plan van aanpak en een begroting van de geplande activiteiten voor het volgende jaar ingediend. b. overleg over lopende zaken

Artikel 5. Website

1. Het doel van de website is: a. contact bevorderen tussen de actieve leden van de afdeling onderling, b. de doelstellingen van de vereniging naar buiten uitdragen, c. actieve leden, donateurs en derden informeren over activiteiten van de afdeling d. voorlichting geven over zaken betreffende landschap, natuur en milieu.

2. Het bestuur kan te allen tijde gebruik maken van de website wanneer het dat in het belang van de vereniging nodig oordeelt.

3. Namens het bestuur is de secretaris uiteindelijk verantwoordelijk voor de inhoud van de website.

Artikel 6. Wijziging huishoudelijk reglement

De Algemene Ledenvergadering kan tot wijziging van dit reglement besluiten, mits het voorstel tot wijziging op de agenda van de vergadering is vermeld.

Artikel 7. Ontbinding

1. Indien het bestuur geminimaliseerd is tot 2 personen kan er een buitengewone ALV worden gehouden om de afdeling op te heffen dan/wel samengaan met een andere IVN-afdeling of – afdelingen.

2. Bij ontbinding van de vereniging blijft het bestuur in functie zolang als nodig is en zorgt voor de liquidatie.

Artikel 8. Onkostenvergoedingen

1. Uitgaven welke zijn gedaan in verband met de organisatie en/of het leiden/begeleiden van een afdelingsactiviteit (niet de deelname aan een IVN- activiteit) kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester van de afdeling. Voor vergoeding komen alle werkelijk gemaakte kosten in aanmerking tegen overlegging van de rekening/bonnen. Kosten gemaakt voor vervoer worden in principe niet vergoed.

2. Leden die in het belang van de vereniging de gidsencursus volgen, kunnen na voorafgaande goedkeuring door het bestuur, een gedeeltelijke vergoeding ontvangen van de cursuskosten, met de verwachting dat zij tenminste twee jaar de opgedane kennis en ervaring binnen het IVN benutten.

Artikel 9. Aangevraagde activiteiten

Aangevraagde activiteiten zijn al die evenementen en diensten die op verzoek van derden onder de naam van IVN-Rooi worden gehouden en/of waar leden op verzoek van derden als IVN`er optreden. Evenementen die op persoonlijke titel worden gehouden vallen hierbuiten. Voor aangevraagde activiteiten geldt een richtlijn. De bijdrage wordt per activiteit vastgesteld en eventueel verhoogd met onvoorziene gemaakte kosten.

Artikel 10. Slotartikelen

1. Dit reglement treedt niet in werking dan nadat het met meerderheid van stemmen door de Algemene Ledenvergadering is vastgesteld.

2. Wijzigingen van dit reglement kunnen met meerderheid van stemmen door de Algemene Ledenvergadering worden aangebracht.

3. Dit reglement dient ter inzage te zijn bij de secretaris terwijl het tijdens iedere Algemene Ledenvergadering aanwezig dient te zijn.

4. Voor overige bepalingen wordt verwezen naar de statuten.

5. In die gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur