Gebruik van gegevens
IVN Eelde-Paterswolde is een plaatselijke afdeling van de landelijke IVN-organisatie. Voor het landelijke ledenadministratiesysteem Procurios heeft IVN Landelijk, naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een Privacy Statement opgesteld.
Voor de administratie van de gegevens van zijn relaties maakt IVN Eelde-Paterswolde gebruik van het landelijke systeem “Procurios”. IVN Eelde-Paterswolde heeft daarin alleen toegang tot de gegevens van de relaties van IVN Eelde-Paterswolde.
Onder “Relaties” verstaat IVN Eelde-Paterswolde:
- Leden, Huisgenootleden, Jeugdleden.
- Donateurs
- Adverteerders in GROEN
- Sponsors
- Overige relaties (personen/instanties die om enigerlei reden ook GROEN ontvangen)
Voor het omgaan met persoonsgegevens heeft ook IVN Eelde-Paterswolde een Privacy Statement opgesteld. Het Privacy Statement van IVN Eelde-Paterswolde is in lijn met het Privacy Statement van IVN Landelijk (zie: https://www.ivn.nl/privacy-statement) en gaat met name in op de lokale omgang met de relatiegegevens.
Met welk doel worden gegevens van relaties van IVN Eelde-Paterswolde bewaard?
Wanneer u relatie wordt van IVN Eelde-Paterswolde worden uw persoonsgegevens vastgelegd. IVN Eelde-Paterswolde gebruikt deze gegevens:
- Om betalende relaties een factuur toe te sturen voor de betaling van contributie, donatie, advertenties. Dit betreft leden, jeugdleden, huisgenootleden, donateurs en adverteerders.
- Om leden, jeugdleden, donateurs, adverteerders, sponsors, bevriende IVN-relaties en overige ontvangers het afdelingsblad (GROEN) toe te sturen.
- Om leden en donateurs en bestaande andere relaties per e-mail te informeren over activiteiten (excursies, wandelingen, evenementen, cursussen, lezingen etc.) en nieuws op natuurgebied
- Om leden uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering en het toesturen van de daarbij benodigde stukken alsmede voor andere verenigingsactiviteiten.
- Als basis voor het bijhouden/beheren van werkgroepen (en het mailen van de werkgroepleden)
Welke persoonsgegevens worden bewaard?
Bij IVN landelijk en IVN Eelde-Paterswolde worden persoonsgegevens voor: 1) De ledenadministratie van IVN Landelijk – Procurios (LL), 2) De ledenadministratie van IVN Eelde-Paterswolde lokaal (LEP), 3) E-mails over verenigingszaken aan de relaties van IVN-Eelde-Paterswolde. In de tabel hieronder is aangegeven welke gegevens voor welk doel worden bewaard.
| LL | LEP | Opmerkingen | ||
| Naam | X | X | X | |
| Geb. datum | X | T.b.v. inzicht leeftijdsopbouw en attentie bij bijzondere verjaardagen | ||
| Geslacht | X | A | I.v.m. aanhef (A= indien opgegeven) | |
| Datum-in | X | A | X | Begin relatie (indien bekend) |
| Datum-uit | X | Einde relatie | ||
| Adres | X | X | ||
| Telefoon | X | A | Vast en/of mobiel (A: indien bekend) | |
| E-mailadres | X | A | X | Indien bekend |
| Soort relatie | X | A | X | (A: Bij huisgenootleden zijn de partners van beiden bekend) |
| Betalingswijze (landelijk of lokaal) | X | X | Om te weten of er een lokale factuur moet worden verstuurd | |
| Betalingen van contributie en van facturen | A | X | A: alleen voor landelijke leden | |
| Ontvanger van GROEN | X | X | Leden, jeugdleden, donateurs en adverteerders krijgen een harde kopie van GROEN. Andere relaties ontvangen GROEN per e-mail. | |
| Contacteren van werkgroepleden | A | De werkgroepleiders hebben zelf informatie over de werkgroepleden |
Bij IVN Eelde-Paterswolde worden geen bijzondere persoonsgegevens (godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid e.d.) bewaard.
Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens
De gegevens zijn als volgt opgeslagen:
- Gegevens in Procurios op een systeem van landelijk IVN.
- Gegevens van de lokale relatie-administratie op beveiligde privé PCs (paswoord alleen bekend bij de ledenadministrateur, de penningmeester en de secretaris van IVN Eelde-Paterswolde).
- Back-up hiervan geschiedt in de cloud via een Gmail dienst met eveneens een paswoord hiervoor.
- Gegevens van de bezorgers van GROEN bij de verzender van GROEN.
- Gegevens voor e-mails aan relaties staan in het adresboek van het e-mailprogramma van de secretaris, de penningmeester en de ledenadministrateur
Met uitzondering van:
- Landelijk IVN. T,b,v, de landelijke ledenadministratie in Procurios deelt IVN Eelde-Paterswolde uw gegevens. Dit doet IVN Eelde-Paterswolde verder niet met personen/instanties buiten het IVN.
- Landelijk IVN ontvangt de persoonsgegevens t.b.v. het landelijk ledenadministratiesysteem Procurios. Voor het omgaan met de persoonsgegevens in Procurios verwijzen we naar het Privacy Statement van de landelijke IVN organisatie (https://www.ivn.nl/privacy-statement).
Welke maatregelen zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?
- Lokaal zijn bij IVN Eelde-Paterswolde de gegevens opgeslagen op beveiligde PC’s. Alleen de penningmeester, de ledenadministrateur en de secretaris van IVN Eelde-Paterswolde beschikken over het paswoord voor hun PC.
- Tot het landelijk systeem Procurios heeft, voor wat betreft de gegevens van de Eelde-Paterswoldese relaties, alleen de ledenadministrateur van IVN Eelde-Paterswolde toegang.
- Voor het onverhoopte geval dat een datalek wordt geconstateerd wordt er melding gemaakt.
Hoe worden huidige en toekomstige relaties geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?
- Bestaande relaties worden per e-mail op de hoogte gesteld van dit Privacy Statement
- Nieuwe relaties worden bij het aangaan van de relatie geïnformeerd over het Privacy Statement van Eelde-Paterswolde.
Dit Privacy Statement staat ook op de website van IVN Eelde-Paterswolde.
Wijzigen van het Privacy Statement
De tekst van dit Privacy Statement kan, zonder voorafgaande aankondiging door IVN Eelde-Paterswolde te allen tijde worden gewijzigd. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd.
Foto: Henk von Eije
