Privacy
Privacy Statement IVN Zoetermeer
Menu
- Algemeen
- Met welk doel worden gegevens van relaties van IVN Zoetermeer bewaard?
- Welke persoonsgegevens worden bewaard?
- Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens
- Abonneren en afmelden op de Nieuwsflits
- Welke maatregelen zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?
- Hoe worden huidige en toekomstige relaties geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?
- Wijzigen van het Privacy Statement
Algemeen
IVN Zoetermeer is een plaatselijke afdeling van de landelijke IVN-organisatie.
Voor het landelijke ledenadministratiesysteem Procurios heeft IVN Landelijk, naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een Privacy Statement opgesteld.
Voor de administratie van de gegevens van zijn relaties maakt IVN Zoetermeer gebruik van het landelijke systeem “Procurios”. IVN Zoetermeer heeft daarin alleen toegang tot de gegevens van de relaties van IVN Zoetermeer.
Onder “Relaties” verstaat IVN Zoetermeer:
- Leden (Normale leden, Huisgenootleden, Jeugdleden, Ereleden en Gastleden)
- Donateurs
- Adverteerders in het afdelingsblad (Lelieblad)
- Sponsors
- Overige relaties (personen/instanties die om enigerlei reden ook het Lelieblad ontvangen of waarmee IVN Zoetermeer contacten onderhoudt)
- Abonnees op de e-mail nieuwsbrief (Nieuwsflits)
Voor het omgaan met persoonsgegevens heeft ook IVN Zoetermeer een Privacy Statement opgesteld.
Het Privacy Statement van IVN Zoetermeer is in lijn met het Privacy Statement van IVN Landelijk (zie: https://www.ivn.nl/privacy-statement) en gaat met name in op de lokale omgang met de relatiegegevens.
Met welk doel worden gegevens van relaties van IVN Zoetermeer bewaard?
Wanneer u relatie wordt van IVN Zoetermeer worden uw persoonsgegevens vastgelegd.
IVN Zoetermeer gebruikt deze gegevens:
- Voor de inning, per factuur of incasso, van verschuldigde bedragen (contributie, donatie, advertentietarief e.d.) van betalende relaties.
- Om leden, donateurs, adverteerders, sponsors en overige ontvangers het afdelingsblad (Lelieblad) toe te sturen.
- Om relaties per e-mail (Nieuwsflits) te informeren over activiteiten (excursies, wandelingen, evenementen, cursussen, lezingen etc.) en nieuws op natuurgebied
- Om leden uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering en het toesturen van de daarbij benodigde stukken alsmede voor andere verenigingsactiviteiten.
- Voor interne communicatie en huishoudelijke zaken binnen de afdeling IVN Zoetermeer (ledenlijsten zijn alleen ter beschikking van de leden van het Algemeen Bestuur met de kanttekening: “I.v.m. de privacy mag dit overzicht niet worden gedeeld met personen/instanties buiten IVN Zoetermeer resp. Landelijk Bureau IVN”).
- Als basis voor het bijhouden/beheren van:
- Werkgroepen (Wie zit in welke werkgroepen?)
- Eigendommen van de afdeling (Wie beheert welke eigendommen?)
- Producten van de afdeling (Wie beheert welke producten?)
- Inzetmogelijkheid van de leden (Wie kan wat en is beschikbaar?)
- Vertegenwoordiging (Wie vertegenwoordig de afdeling bij welke instanties?)
Welke persoonsgegevens worden bewaard?
Afhankelijk van het doel worden bij IVN Zoetermeer meer of minder persoonsgegevens bewaard.
De doelen zijn in dat verband:
- De ledenadministratie van IVN Landelijk – Procurios (LA-L)
- De ledenadministratie van IVN Zoetermeer lokaal (LA-Z)
- De e-mail nieuwsbrief (Nieuwsflits)
- Het Lelieblad (Blad)
- E-mails over verenigingszaken aan de relaties van IVN-Zoetermeer
In de tabel hieronder is aangegeven welke gegevens voor welk doel worden bewaard.
| LA-L | LA-Z | Flits | Blad | Opmerkingen | ||
| Naam | X | X | X | X | ||
| Geb. datum | X | X | T.b.v. inzicht leeftijdsopbouw en attentie bij bijzondere verjaardagen | |||
| Geslacht | X | X | I.v.m. aanhef en adres | |||
| Bank: Tenaamstelling | X | X | Houden we alleen bij van relaties bij wie de bijdragen per incasso worden geïnd. | |||
| Bank: IBAN-nummer | X | X | Houden we alleen bij van relaties bij wie de bijdragen per incasso worden geïnd. | |||
| Datum-in | X | X | X | Begin relatie | ||
| Datum-uit | X | X | X | Einde relatie | ||
| Adres | X | X | ||||
| Telefoon | X | X | Vast en/of mobiel | |||
| E-mailadres | X | X | X | X | ||
| Soort relatie | X | X | X |
Bij IVN Zoetermeer worden geen bijzondere persoonsgegevens (godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid e.d.) bewaard.
Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens
De gegevens zijn als volgt opgeslagen:
- Gegevens in Procurios op een systeem van landelijk IVN.
- Gegevens van de lokale relatie-administratie op beveiligde privé PC in een apart gebruikersaccount (paswoord alleen bekend bij de ledenadministrateur en de secretaris van IVN Zoetermeer).
- Back-up hiervan geschiedt op een aparte PC met eveneens een apart gebruikersaccount met paswoord hiervoor.
- Gegevens voor de Nieuwsflits in de cloud bij de nieuwsbrieven-app MailChimp.
- Gegevens voor e-mails aan relaties staan in het adresboek van het e-mailprogramma van de ledenadministrateur
Met het oog op uitnodigingen voor latere jubilea, reünies, afscheid van leden met een bijzondere staat van dienst e.d. worden de gegevens van de oud-leden historisch bewaard. Die van de andere relaties worden, na het beëindigen van de relatie, verwijderd.
Met uitzondering van:
- Landelijk IVN t.b.v. de landelijke ledenadministratie in Procurios
- Editoo (de drukker van het Lelieblad)
- MailChimp (de cloudapplicatie die we gebruiken voor de Nieuwsflits)
deelt IVN Zoetermeer uw gegevens niet met personen/instanties buiten IVN.
Toelichting:
- Landelijk IVN ontvangt de persoonsgegevens t.b.v. het landelijk ledenadministratiesysteem Procurios. Voor het omgaan met de persoonsgegevens in Procurios verwijzen we naar het Privacy Statement van de landelijke IVN organisatie (https://www.ivn.nl/privacy-statement).
- Editoo ontvangt voor elke uitgave van het Lelieblad een actueel bestand met de namen en adressen van de abonnees om deze op het Lelieblad te kunnen printen.
- Editoo heeft ervoor gekozen om niet conform AVG zg. Verwerkersovereenkomsten met zijn klanten te sluiten maar dit op te nemen in zijn Algemene Voorwaarden.
- Bij MailChimp zijn de namen en de e-mailadressen van alle ontvangers van de Nieuwsflits (leden, donateurs, adverteerders en Nieuwsflitsabonees) opgeslagen. In de Nieuwsflits is standaard de zg. “opt-out” mogelijkheid opgenomen, d.w.z. dat abonnees zich met een druk op de knop kunnen afmelden. MailChimp gaat in zijn “Terms of Use” en “Privacy Statement” ook in op deze problematiek. De draagwijdte van deze teksten kunnen wij op dit moment nog niet overzien. We laten dit nog even over aan bestudering door landelijk IVN.
Abonneren en afmelden op de Nieuwsflits
U kunt zich via de website van IVN Zoetermeer abonneren op de Nieuwsflits
In het aanmeldformulier van IVN Zoetermeer wordt verwezen naar het Privacy Statement.
De Nieuwsflits heeft onderaan een link waarmee u zich op elk moment voor het e-mailabonnement kunt afmelden.
Welke maatregelen zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?
- Lokaal zijn bij IVN Zoetermeer de gegevens opgeslagen in een apart gebruikersaccount hiervoor op beveiligde PC’s. Alleen de ledenadministrateur en de secretaris van IVN Zoetermeer beschikken over het paswoord voor dit account.
- Tot het landelijk systeem Procurios heeft, voor wat betreft de gegevens van de Zoetermeerse relaties, alleen de ledenadministrateur van IVN Zoetermeer toegang.
- Voor toegang tot de persoonsgegevens in MailChimp beschikken alleen de ledenadministrateur en de secretaris van IVN Zoetermeer over de benodigde toegangscodes.
- E-mailadressen van de relaties van IVN Zoetermeer staan in het e-mailadresboek van de privé e mailclient van de ledenadministrateur. Dit account zit op een privé gebruikersaccount van de PC met een wachtwoord. Hiervoor is tot nu toe geen fraaiere oplossing voor handen.
- Voor verschillende groepen binnen de afdeling heeft IVN Zoetermeer eigen e-mailadressen op het domein ivnzoetermeer.nl in gebruik. Deze e-mailadressen zijn alleen geïnstalleerd bij één of meer van de groepleden en ook allemaal bij de webmaster als centrale opvang bij afwezigheid.
- De bij deze e-mailadressen behorende paswoorden en verdere installatiegegevens zijn in beheer bij de webmaster. Deze kan in voorkomende gevallen ook de paswoorden centraal wijzigen.
Voor het onverhoopte geval dat een datalek wordt geconstateerd is een procedure opgesteld.
Hoe worden huidige en toekomstige relaties geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?
- Bestaande relaties worden per e-mail op de hoogte gesteld van dit Privacy Statement
- Nieuwe relaties worden bij het aangaan van de relatie geïnformeerd over het Privacy Statement van Zoetermeer. Bij nieuwe leden die zich via internet aanmelden geschiedt dit al op het aanmeldformulier.
In het Privacy Statement is o.a. ook aangegeven in welke context welke persoonsgegevens worden bewaard.
Het Privacy Statement staat ook op de website van IVN Zoetermeer.
Wijzigen van het Privacy Statement
De tekst van dit Privacy Statement kan, zonder voorafgaande aankondiging door IVN Zoetermeer te allen tijde worden gewijzigd. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd.
Deze tekst is ook beschikbaar als download.
