Bericht, Folder of Verslag

Tekst +Foto, Locatie, Datum +Tijdstip, Aanmelden

Tekst:

• titel (kop) – die recht doet aan de inhoud
• inleiding (lead) – bevat de belangrijkste informatie: kort en kernachtig
• tekst (body) – schrijf je tekst zoals je dat goed vindt

vermeldt ook:

• start tijdstip
• start locatie-adres
• deelnemers » alleen voor leden of openbaar
• deelnemers » aanmelden ja/nee + adres/nummer
• deelnemers » max. aantal

Wil je de aandacht op een activiteit vestigen moet je rekening houden met de volgende punten:

Tekst:

• titel (kop) – die recht doet aan de inhoud
• inleiding (lead) – bevat de belangrijkste informatie: kort en kernachtig
• tekst (body) – schrijf je tekst zoals je dat goed vindt

vermeldt ook:

• start tijdstip
• start locatie-adres
• deelnemers » alleen voor leden of openbaar
• deelnemers » aanmelden ja/nee + adres/nummer
• deelnemers » max. aantal

Aankondigingen die bestemd zijn voor publiek buiten onze eigen leden willen we zo kort mogelijk voor de activiteit in de kranten hebben. Dit om te voorkomen dat het op de dag zelf alweer bij de mensen is weggezakt. Voor activiteiten die in het weekend plaatsvinden betekent dit dat ze twee weken van tevoren naar mij gestuurd moeten worden. We hebben dan nog een paar dagen voor eindredactie en overleg.
Op woensdag (dus 10 dagen voor de activiteit) gaat het persbericht naar de kranten.
Aankondigingen voor activiteiten die door de week plaatsvinden (zoals thema-avonden) moet ik een week eerder hebben, dus drie weken voor de datum van de activiteit.

Als ik veel aanpassingen in je tekst heb gedaan krijg je hem van me terug ter beoordeling. Als ik alleen een paar kleine dingetjes heb aangepast kunnen we ons die moeite besparen.

De persberichten voor de kranten gaan op hetzelfde moment naar de beheerders van onze mailings en websites. Zij kunnen de berichten dus al een week eerder plaatsen en rondsturen, op welk moment ze dat doen bepalen ze zelf.

Persberichten stuur ik altijd door in Word, maar je mag zelf weten hoe je je tekst aanlevert. Een platte tekst in een email is prima. Doe vooral geen moeite om er allerlei formatteringen en verfraaiïngen in aan te brengen, het gaat alleen om de tekst.

Bij elk bericht hoort een foto. Die wordt niet altijd geplaatst, maar we weten uit ervaring dat een aankondiging met foto meer aandacht trekt.

De foto moet aan de volgende eisen voldoen:

• hoge resolutie, bij voorkeur een Mb of meer
• naam van de fotograaf of eigenaar van het copyright meeleveren; het is het makkelijkst als iemand van de werkgroep de foto maakt. Nooit zomaar iets van internet plukken want daar krijgen we gezeur mee.
• kies een foto die de aandacht trekt. Ik heb al gemerkt dat ze bij de krant liever een foto plaatsen van een wasbeerhond dan van een fraai landschapje.
• Bij twijfel: stuur me een paar foto’s, dan kies ik de meest geschikte uit.

Tot slot:
de organisator van een activiteit (dus de werkgroep) is verantwoordelijk voor de publiciteit. Ik faciliteer alleen maar, en hou niet bij of je al iets ingeleverd had moeten hebben. Lever je je informatie op tijd bij me aan, dan komt het helemaal goed.

Groet,
Piet

Hier zijn een aantal tips om de communicatie via de website -de tekstuele informatie- zo efficiënt en effectief mogelijk te ordenen en weer te geven. Schrijven voor het beeldscherm vereist nu eenmaal andere randvoorwaarden dan schrijven voor papier. De lijst is zeker niet volledig, maar is een handreiking om teksten zo helder mogelijk over te brengen.

Doelstelling van een tekst

• definieer zo nauwkeurig mogelijk de doelstelling van een tekst en realiseer je
  waarover je schrijft. (naar welke informatie is je doelgroep op zoek?)
• wat is de boodschap?
• baken een onderwerp duidelijk af
• wat is de aard van de tekst: informatief, wervend, interactief
• verplaats je in de lezer.

AIDA

Als je van de lezer/bezoeker interactie verwacht, pas dan de zgn. AIDA-methode toe voor de opbouw van uw tekst. Trek de aandacht van de lezer en wek interesse op een zodanige manier op, dat de informatiewens groeit en uitmondt in actie.
AIDA: A = attention, I = interest, D = desire, A = action.

Structuur van de tekst

• voorzie de tekst van een kop (titel) die recht doet aan de inhoud.
• gevolgd door een lead (inleiding) noodzakelijk voor iedere tekst of pagina. (direct onder de kop) De inleiding is kort, kernachtig en bevat de belangrijkste informatie en wekt de aandacht op.
• deel je tekst op in bouwstenen, verdeel de bouwstenen in alinea’s (een bouwsteen is gemiddeld 4 tot 6 regels) (zie ook AIDA)
• maak tekstblokken voor beeldscherm veel korter dan voor papier
• maak gebruik van tussenkopjes (vet), voorzien van een kernachtig trefwoord
• maak gebruik van witregels, ze verhogen de attentiewaarde
• gebruik opsommingen (opsommingen komen in webteksten meer voor dan in papieren teksten, voorzie opsommingen van links)
• breng een logische volgorde (rode draad) aan
• zorg dat de tekst vindbaar is voor zoekmachines d.m.v. kernachtige woorden die te herleiden zijn tot het onderwerp
• vat lange teksten samen en neem een link op naar de volledige tekst als pdf-document of Word-document.
• Gebruik interne links (ankers) op een pagina om heen en weer te springen tussen
  verschillende onderwerpen en boven en beneden op depagina.
• Gebruik geen onderstrepingen, dit lijkt op een weblink.

Leesbaarheid

• schrijf in de actieve vorm, niet lijdend en vermijd zoveel mogelijk voltooide deelwoorden.
• vermijd tangconstructies
• schrijf vanuit de lezer, de ontvanger van uw boodschap, schrijf niet zendergericht.
• persoonlijk, direct aansprekend
• helder, beknopt, kernachtig, to the point
• concreet, niet abstract
• eenvoudig met gangbare woorden (niet modieus, nietoubollig)
• vermijd zoveel mogelijk jargon of afkortingen.
• wissel lange en kortere zinnen af.

Checklist en pre-test

Check op:
• leesbaarheid: aansprekend, inspirerend, origineel, prettig
• volledigheid
• overzichtelijkheid
• feitelijke juistheid
• correcte spelling en grammaticaal correct
• interpunctie (leestekens)
• contactgegevens: naam, telefoonnummer, E-mailadres

Correcties
Leg je tekst voor aan de webredacteur als je twijfelt.
De webredacteur heeft de bevoegdheid om teksten te corrigeren.

De afgelopen jaren heb ik de redactie van de persberichten en de contacten met de pers
voor IVN/KNNV Oost Achterhoek gedaan. Ik heb per 1 februari een nieuwe baan in
Amsterdam en ga afscheid nemen van IVN/KNNV in de Achterhoek.
Piet Hoens gaat, zoals Henk al schreef, mijn taken met betrekking tot de persberichten voor onze activiteiten overnemen. Ik ben blij dat ik dit werk bij Piet in hele goede handen achterlaat.

Groet,
Casper van Dijk

Zoals sommigen al gehoord hebben stopt Casper met het redigeren van de teksten voor kranten, websites en mailingen.
We hebben Piet Hoens bereid gevonden om deze taak over te nemen. Dus graag de teksten sturen naar mailadres piet.hoens@planet.nl

De meeste regionale kranten komen dinsdags uit.
Voor plaatsingen moeten de kranten het bericht uiterlijk vrijdags voor 12.00 uur binnen hebben.
Uiteraard moet Piet ook de tijd hebben om er goed naar te kijken en te verzenden, dus svp stukken met foto tijdig aanleveren bij Piet.

Informatie