Privacy Verklaring IVN Zeewolde

Inhoud

• Algemeen
• Met welk doel worden gegevens van relaties van IVN Zeewolde bewaard?
• Welke persoonsgegevens worden bewaard?
• Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens
• Abonneren en afmelden op de Nieuwsbrief
• Welke maatregelen zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?
• Hoe worden huidige en toekomstige relaties geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?
• Wijzigen van het Privacy Verklaring

Algemeen

Wat is de AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een EU-wetgeving waarin het verwerken en het vrij gebruiken van persoonlijke gegevens vastgelegd is. Het bestaat uit gegevensbescherming principes en voorwaarden waaraan voldaan moet worden wanneer persoonlijke gegevens verwerkt worden.

Het doel van de AVG is om dezelfde wetten voor de bescherming van uw gegevens te hebben in alle EU-lidstaten en om burgers meer controle te geven over hoe en wanneer deze gegevens gebruikt worden, zelfs als ze zich in een ander land bevinden.

Hoewel de AVG een EU-wetgeving is, dient elk bedrijf dat goederen of diensten aanbiedt aan EU burgers, onafhankelijk van de locatie, zich aan de regelgeving te houden.

AVG en IVN Zeewolde

IVN Zeewolde is een plaatselijke afdeling van de landelijke IVN-organisatie. Voor het landelijke ledenadministratiesysteem Procurios heeft IVN Landelijk, naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een Privacy Verklaring opgesteld.

Voor de administratie van de gegevens van zijn relaties maakt IVN Zeewolde gebruik van het landelijke systeem “Procurios”. IVN Zeewolde heeft daarin alleen toegang tot de gegevens van de relaties van IVN Zeewolde.

Onder “Relaties” verstaat IVN Zeewolde:

• Leden (Normale leden, Huisgenootleden, Ereleden);
• Donateurs;
• Adverteerders in de nieuwsbrief;
• Sponsors en subsidiegevers;
• Overige relaties (personen/instanties die om enigerlei reden ook de nieuwsbrief ontvangen).

Voor het omgaan met persoonsgegevens heeft ook IVN Zeewolde een Privacy Verklaring opgesteld.

Het Privacy Verklaring van IVN Zeewolde is in lijn met het Privacy Verklaring van IVN Landelijk en gaat met name in op de lokale omgang met de relatiegegevens.

Met welk doel worden gegevens van relaties van IVN Zeewolde bewaard? Wanneer u een relatie wordt van IVN Zeewolde worden uw contactgegevens vastgelegd.

IVN Zeewolde gebruikt deze gegevens voor:

• betalende relaties krijgen eenmaal per jaar een bericht met het verzoek tot betaling van contributie, donatie, advertentietarief e.d.;
• om leden, donateurs, adverteerders, sponsors en overige ontvangers de nieuwsbrief toe te sturen;
• om relaties per e-mail te informeren over publieks- en verenigingsactiviteiten (excursies, wandelingen, evenementen, cursussen, lezingen etc.) en nieuws op natuurgebied;
• om leden uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering en het toesturen van de daarbij benodigde stukken;
• als basis voor het bijhouden/beheren van:
  • Werkgroepen (Wie zit in welke werkgroepen?)
  • Eigendommen van de afdeling (Wie beheert welke eigendommen?)
  • Producten van de afdeling (Wie beheert welke producten?)
  • Inzetmogelijkheid van de leden (Wie kan wat en is beschikbaar?)
  • Vertegenwoordiging (Wie vertegenwoordigt de afdeling bij welke instanties?)

Welke persoonsgegevens worden bewaard?

Afhankelijk van het doel worden bij IVN Zeewolde meer of minder persoonsgegevens bewaard.

De doelen zijn in dat verband:

• De ledenadministratie van IVN Landelijk – Procurios (LA-L)
• De ledenadministratie van IVN Zeewolde lokaal (LA-Z)
• De nieuwsbrief (Brief)
• E-mails over verenigingszaken aan de relaties van IVN-Zeewolde

In de tabel hieronder is aangegeven welke gegevens voor welk doel worden bewaard.

Bij IVN Zeewolde worden geen bijzondere persoonsgegevens (godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid e.d.) bewaard.

Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens

De gegevens zijn als volgt opgeslagen:

• Gegevens in Procurios op een systeem van landelijk IVN;
• Gegevens van de lokale relatie-administratie op bewaard op een beveiligde cloudomgeving in een apart gebruikersaccount. Wachtwoord is alleen bekend bij de ledenadministrateur en de secretaris van IVN Zeewolde. Elke functionaris heeft zijn/haar eigen wachtwoord en deze wijzigt bij functiewisseling;
• Back-up hiervan geschiedt op een aparte beveiligde USB-stick;
• IVN Zeewolde kent de volgende functionarissen: secretaris, penningmeester, ledenadministratie en de coördinatoren van de werkgroepen;
• Gegevens voor e-mails aan relaties worden beheerd door de secretaris.

Na het beëindigen van het lidmaatschap worden alle contactgegevens verwijderd bij IVN Zeewolde. Met uitzondering van Landelijk IVN t.b.v. de landelijke ledenadministratie in Procurios

Toelichting:

Landelijk IVN ontvangt de persoonsgegevens t.b.v. het landelijk ledenadministratiesysteem Procurios. Voor het omgaan met de persoonsgegevens in Procurios verwijzen we naar het Privacy Verklaring van de landelijke IVN organisatie.

Abonneren en afmelden op de Nieuwsbrief

Alle leden van IVN Zeewolde krijgen automatisch de Nieuwsbrief.

In het aanmeldformulier van IVN Zeewolde zal worden verwezen naar het Privacy Verklaring.

Welke maatregelen zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?

• Lokaal zijn bij IVN Zeewolde de contactgegevens opgeslagen in een beveiligde omgeving. Alleen het bestuur van IVN Zeewolde beschikt over het wachtwoord van dit account;
• Tot het landelijk systeem Procurios heeft, voor wat betreft de gegevens van de relaties van IVN Zeewolde, alleen de ledenadministrateur van IVN Zeewolde toegang;
• E-mailadressen van de relaties van IVN Zeewolde staan in een beveiligde Cloud omgeving;
• De bij deze e-mailadressen behorende wachtwoorden zijn in beheer bij het bestuur. Deze kan in voorkomende gevallen ook de wachtwoorden centraal wijzigen.

Voor het onverhoopte geval dat een datalek wordt geconstateerd is een procedure opgesteld.

Hoe worden huidige en toekomstige relaties geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?

• Bestaande relaties worden per e-mail op de hoogte gesteld van dit Privacy Verklaring.
• Nieuwe relaties worden bij het aangaan van de relatie geïnformeerd over het Privacy Verklaring van Zeewolde. Bij nieuwe leden die zich via internet aanmelden geschiedt dit al op het aanmeldformulier.

In het Privacy Verklaring is o.a. ook aangegeven in welke context welke persoonsgegevens worden bewaard.

Het Privacy Verklaring staat ook op de website van IVN Zeewolde.

Wijzigen van het Privacy Verklaring

De tekst van dit Privacy Verklaring kan, zonder voorafgaande aankondiging door het bestuur van IVN Zeewolde te allen tijde worden gewijzigd. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd.

Leden kunnen voorstellen tot wijziging van de privacy verklaring indienen bij het bestuur.

Voor het gebruik maken van uw rechten ten aanzien van bescherming persoonsgegevens verzoeken wij u contact op te nemen met de secretaris van IVN Zeewolde.