Uitleen educatieve materialen

Afspraken beheer en gebruik educatieve materialen IVN Tilburg/Spoorpark, 18 mei 2021.

Beheer

  1. Educatieve materialen zijn alle materialen die IVN Tilburg/Spoorpark inzet bij alle NME-activiteiten van IVN Tilburg/Spoorpark in het Spoorpark en daarbuiten. De educatieve materialen staan beschreven op www.ivntilburg.nl  onder “materialen NME”. 
  2. Jaarlijks wordt dit overzicht van de educatieve materialen gecontroleerd door twee leden van IVN Tilburg, aangewezen door het bestuur. Het schriftelijk resultaat van deze controle gaat naar het IVN bestuur. In dit verslag mogen ook suggesties gedaan worden voor nieuw aan te schaffen educatieve materialen.
  3. Het IVN bestuur draagt zorg voor het aanvullen, vervangen, repareren, vernieuwen en uitbreiden van de materialen. 
  4. De financiering van de onder punt 3 genoemde activiteiten worden afgedekt door: 
    a. Aanvullen, vervangen en reparatie door de inkomsten van uitlening aan derden.
    b. Vernieuwing en uitbreiding door het zoeken van sponsoren.
    c. Indien de geleende materialen bij inlevering beschadigd e/o onbruikbaar e/o incompleet zijn worden de kosten voor herstel volledig verhaald op de lener (persoon/organisatie).

Dagelijks beheer IVN-materialen

  1. Voor het dagelijkse beheer van de IVN-materialen zijn 2 leden namens het bestuur van IVN Tilburg verantwoordelijk.
  2. Zij ontvangen per mail uitleenivnmaterialen@ivntilburg.nl  een verzoek van IVN-natuurgidsen/medewerkers NME Spoorpark voor het lenen van bepaalde materialen. Dit verzoek voor lenen dient minimaal 1 week voor het gebruik per mail ingediend te worden.
  3. De gevraagde materialen worden op woensdagavond in “ons IVN-verblijf” afgehaald. Hiervoor worden nadere afspraken gemaakt.
  4. In een logboek wordt vastgelegd middels een lenersverklaring: datum van lenen, welke materialen en hoeveel per materiaal, door wie geleend (naam, organisatie), datum van inlevering, voor welke activiteit en welke doelgroep. De lener en uitlener ondertekenen de lenersverklaring. De lener ontvangt daarvan een kopie.
  5. Wil men de materialen langer lenen dan afgesproken, dan dient men dat per mail, uitleenivnmaterialen@ivntilburg.nl, te melden. Als dat kan dan wordt er  per mail een nieuwe inleverdatum afgesproken. Kan het niet, dan dient men de materialen op de eerder afgesproken datum terug te bezorgen.
  6. Bij inlevering van de geleende materialen wordt alles gecontroleerd:
    a. Compleet?
    b. Beschadigde en/of onbruikbare materialen?
    c. Waren dit de juiste materialen voor deze activiteit bij deze doelgroep?
    d. Zijn er suggesties voor IVN Tilburg m.b.t. aanschaf andere materialen?
  7. Indien blijkt dat bij uitlening bepaalde materialen niet compleet, beschadigd en/of onbruikbaar zijn, geven de beheerders dat binnen 1 week door aan het bestuur van IVN Tilburg. Op basis van deze informatie onderneemt het bestuur van IVN Tilburg zo snel mogelijk actie. Dit betekent dat bij uitlening aan derden de kosten voor herstel op de lener of organisatie volledig verhaald worden. Het resultaat van deze actie wordt teruggekoppeld aan de beheerders.

Gebruik materialen door IVN- natuurgidsen/ NME-medewerkers Spoorpark en derden

IVN-natuurgidsen en NME- medewerkers Spoorpark:

  1. Alle  IVN-Natuurgidsen en medewerkers NME Spoorpark zijn gerechtigd om de educatieve materialen te lenen voor NME-activiteiten in het Spoorpark en daarbuiten.
  2. De educatieve materialen dienen per mail uiterlijk 1 week voor het gebruik aangevraagd te worden via  uitleenivnmaterialen@ivntilburg.nl
  3. De onder punt 1 bedoelde materialen kunnen op woensdagavond tussen 20:00 en 22:00 uur in het IVN-verblijf in het Spoorpark afgehaald worden.
  4. De educatieve materialen worden bij afgifte en ontvangst door uitlener en lener gezamenlijk gecontroleerd volgens de inhoudsopgave bij het geleende materiaal.
  5. De IVN-natuurgids/ NME medewerker Spoorpark en beheerder IVN materialen dienen beiden de lenersverklaring te tekenen voor ontvangst respectievelijk uitgifte van de educatieve materialen.
  6. De IVN-natuurgids/NME medewerker Spoorpark levert de educatieve materialen op tijd (tussen 19:15 en 20:00 uur) in, op woensdagavond in ons IVN-verblijf in het Spoorpark.
  7. Indien men de geleende materialen langer wil lenen, dan dient men dat per mail, uitleenivnmaterialen@ivntilburg.nl, aan te vragen. Als dat kan, dan wordt er per mail een nieuwe inleverdatum afgesproken. Kan het niet, dan dient men de materialen op de eerder afgesproken datum in te leveren.
  8. Bij inlevering wordt er gecontroleerd op:
    a. Compleet?
    b. Beschadigde en/of onbruikbare materialen?
    c. Waren dit de juiste materialen voor deze activiteit bij deze doelgroep?d. Zijn er suggesties voor IVN Tilburg m.b.t. aanschaf andere materialen?
  9. Na afloop van de activiteit in het veld, dient de IVN-gids/medewerker NME Spoorpark alle gebruikte materialen goed na te tellen en op te bergen in de kist/bak. Indien bij de controle materialen ontbreken en/of beschadigd en/of onbruikbaar zijn, zal  dat schriftelijk worden vastgelegd in de lenersverklaring.

Gebruik door derden:

  1. De materialen dienen per mail uiterlijk 1 week voor het gebruik aangevraagd te worden via uitleenivnmaterialen@ivntilburg.nl
  2. De  onder punt 1 bedoelde materialen dienen op woensdagavond tussen 20:00 en 22:00 uur in het IVN-verblijf in het Spoorpark afgehaald te worden.
  3. De lener dient zich te legitimeren en de lenersverklaring te tekenen voor ontvangst van de materialen. Ook de beheerder van de IVN materialen tekent voor de uitgifte van de materialen.
  4. De lener levert de materialen op woensdagavond tussen 19:15 en 20:00 uur in bij ons IVN-verblijf in het Spoorpark.
  5. Indien men de geleende materialen langer wil lenen, dan dient men dat per mail, uitleenivnmaterialen@ivntilburg.nl, aan te vragen. Als dat kan, dan wordt er per mail een nieuwe inleverdatum afgesproken. Kan het niet, dan dient men de materialen op de eerder afgesproken datum in te leveren.
  6. Bij inlevering wordt er gecontroleerd op:

    a. Compleet?
    b. Beschadigde en/of onbruikbare materialen?
    c. Waren dit de juiste materialen voor deze activiteit bij deze doelgroep?
    d. Zijn er suggesties voor IVN Tilburg m.b.t. aanschaf andere materialen?

  7. Indien alle geleende materialen in goede staat (d.w.z. onbeschadigd, bruikbaar en compleet) worden ingeleverd op de afgesproken datum, dan krijgt de lener/organisatie een betaalverzoek van € 10,=. Dit bedrag dient binnen 14 dagen na dagtekening overgemaakt te zijn op de bankrekening van IVN Tilburg.
  8. Indien bij de controle materialen ontbreken en/of beschadigd en/of onbruikbaar zijn, zal de schade door IVN Tilburg middels een betaalverzoek volledig verhaald worden op de lener/organisatie. Dit bedrag dient binnen 14 dagen na dagtekening overgemaakt te zijn op de bankrekening van IVN Tilburg. ( N.B. kan zeer waarschijnlijk op de verzekering van lener/organisatie verhaald worden.)

Bijlagen

  1. Lenersverklaring Educatieve Materialen IVN Tilburg
  2. Overzicht Educatieve Materialen