Wat is OnsIVN (Intranet)

Ons IVN – een sociaal intranet dat beroepskrachten en vrijwilliger verbindt.
In dit document lees je hoe je het intranet Ons IVN kan vinden, op welke manieren je lid kan worden, wat je er als vrijwilliger aan hebt (waar je het voor kan gebruiken), of en hoe je zelf groepen kan maken, hoe je iemand uitnodigt, waar je de nodige handleidingen en informatie vindt en waar je terecht kan voor vragen over Ons IVN.
 OnsIVN voor IVN vrijwilligers

Zowel beroepskrachten als leden van IVN kunnen gebruik maken van OnsIVN (intranet):

  • Afdelingen kunnen opgeven wie het beheer van OnsIVN in de afdeling gaat doen. Deze 1 of 2 beheerders kunnen dan groepen aanmaken en beheren alsmede leden toevoegen voor hun eigen afdeling. Je meldt je aan via een opgaveformulier
  • Het websupportteam biedt ondersteuning bij het beheren van Ons.IVN door de afdelingen.​​​

Wat de mogelijkheden van OnsIVN (intranet) zijn, kun je lezen in onderstaande tekst en in de uitgebreide  handleiding_ons_ivn.pdf

Ons IVN: een sociaal intranet – de achtergrond

Sinds januari 2017 is OnsIVN (Intranet) beschikbaar voor zowel de beroepsorganisatie van IVN als voor de vrijwilligers in de afdelingen.
Er is bewust gekozen voor een ‘sociaal intranet’. Mede vanwege de behoefte die er is bij vrijwilligers om onderling kennis en ervaringen te delen, elkaar daarmee te versterken en niet elke keer weer opnieuw het wiel uit te vinden. Het maakt het makkelijker informatie op maat te vinden, maar juist ook laagdrempelig en interactief.

OnsIVN maakt het mogelijk om:
a) documenten te plaatsen en deze eventueel af te schermen voor publiek, b) in groepen samen te werken,
c) onderling te communiceren en informatie/kennis te delen en
d) te zien waar andere IVN’ers zich mee bezig houden en wat er allemaal aan informatie, handleidingen en materialen beschikbaar is.

Dit betekent onder andere dat de informatievoorziening van en de communicatie tussen beroepskrachten en vrijwilligers(afdelingen) en tussen vrijwilligers zo veel mogelijk verschuift van verschillende kanalen (Stuifmail, E-mail, MijnIVN, Dropboxen etc.) naar het nieuwe Ons IVN. In de beginfase blijft Stuifmail een rol spelen en het voornaamste middel zijn om leden te informeren over het (gebruik van het) nieuwe intranet. Daarnaast biedt het intranet meer mogelijkheden voor tweezijdige communicatie. Vrijwilligers zijn dus niet meer alleen ontvanger van nieuws en informatie, maar kunnen daar ook actief aan bijdragen.

Wat levert het op?

Met de implementatie van het nieuwe intranet voor de Vereniging zijn een aantal duidelijke benefits te benoemen:

  • Mogelijk om best practices te delen met andere afdelingen/vrijwilligers
  • Verbetert interne transparantie en communicatie
  • Mogelijkheid tot samen ontwikkelen/werken aan (nieuwe) cursussen
  • Beter ontsluiten en borgen van kennis binnen de organisatie
  • Cursisten makkelijker/beter binden aan IVN
  • Brugwerking tussen Stichting en Vereniging

Wat kunnen vrijwilligers ermee?

In aanloop naar de keuze voor een geschikt platform zijn er interviews gehouden met zowel beroepskrachten als vrijwilligers. Bij de selectie is dan ook rekening gehouden met de wensen en behoeftes die tijdens die gesprekken naar voren zijn gekomen. Het sociale intranet oog vertrouwt door de toepassing van het herkenbare IVN-groen. Het systeem werkt zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief (ook voor doelgroep 55+), is via mobiel te gebruiken, flexibel en in constante doorontwikkeling voor meer gebruiksgemak en veranderende/toenemende behoeftes.

Vrijwilligers hebben op het intranet de beschikking over een eigen tijdlijn waarbij ze berichten kunnen sturen naar/delen met bepaalde groepen waar ze actief in zijn of naar bepaalde personen een privébericht sturen. Daarnaast kunnen ze binnen groepen samenwerken aan documenten en informatie uitwisselen. Tevens wordt het intranet de voornaamste informatiebron en zullen er pagina’s met nieuws en middelen beschikbaar komen. Iedereen kan ook een uitgebreid profiel invullen. Dit maakt het onder meer mogelijk om via een soort online smoelenboek (Wie-is-Wie) te zoeken naar andere vrijwilligers met een bepaalde expertise of interesse.

Binnen elke afdeling worden minimaal 2 personen beheerder van de groep met de mogelijkheid om (werk)groepen aan te maken en daar mensen aan toe te voegen. Deze mensen worden op passende wijze toegerust om hier goed mee aan de slag te gaan. Op deze manier houden we wildgroei aan groepen aanmaken door vrijwilligers enigszins binnen de perken en is het duidelijk wie binnen de afdeling verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen. Op basis van de gegevens die bekend zijn in de ledenadministratie krijgen vrijwilligers toegang tot:
a) de groep alle vrijwilligers
b) de regio waarin ze actief zijn en
c) de afdeling. Later kunnen ze dan door de afdelingsbeheerders toegevoegd worden aan bepaalde werkgroepen.