Privacy reglement – AVG protocol
PRIVACYREGLEMENT VAN IVN De Lege Midden.
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Deze nieuwe privacywet geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens.
PERSOONSGEGEVENS
IVN De Lege Midden verzamelt en bewaart, in het kader van haar activiteiten, gegevens van leden, huisgenootleden, jeugd, donateurs, sponsoren en deelnemers aan cursussen, evenementen en acties.
Persoonsgegevens vormen informatie waarmee u direct of in combinatie herkend kunt worden.
Wij zijn wettelijk verplicht om die met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te behandelen. Wij houden ons hierbij aan de AVG.
Welke persoonsgegevens bewaren wij:
– naam
– adresgegevens
– telefoonnummer
– e-mailadres
– bankrekening
– lidmaatschapsnummer
– geslacht
– foto- en/of filmmateriaal
VERWERKING
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– De ledenadministratie van het IVN.
– Innen van contributie.
– Het verzenden van het ledenblad ‘het Waerlamke’
– Het versturen van berichten over activiteiten.
-Voor eventuele werkgroepen.
– Deelnemers cursussen.
– Externe contacten.
– Ter illustratie in het Waerlamke, op de website of in foldermateriaal, hiervoor wordt vooraf dan toestemming gevraagd
HOE LANG BEWAREN WE PERSOONSGEGEVENS
De ledenadministrateur van De Lege Midden verstrekt de benodigde gegevens aan het landelijk IVN en die worden daar beheerd via het landelijk ledenadministratiesysteem Procurios.
Hiervoor moet door de ledenadministrateur van onze afdeling inloggen via een account.
De inloggegevens zijn persoonlijk en alleen aan haar bekend.
Voor de persoonsgegevens in Procurios kan verwezen worden naar het algemene Privacystatement van het Landelijke IVN Nederland.
Na het uitschrijven van het lidmaatschap bewaart het landelijk IVN de gegevens nog 10 jaar in hun bestand.
IVN De Lege Midden bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is om een goede en zorgvuldige dienstverlening te kunnen bieden en te kunnen voldoen aan uw wensen.
GEGEVENS INZIEN OF WIJZIGEN
Er kan op elk moment inzage gevraagd worden in de gegevens die wij over de leden verzamelen of deze laten corrigeren of verwijderen. Een verzoek kan ingediend worden per email, gericht aan de penningmeester, voorzien van uw naam en adres.
Wilt u de gegevens inzien die het IVN-landelijk van u bewaart, dan kunt u deze e-mail zenden aan de IVN servicedesk via info@ivn.nl.
HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGEN
IVN heeft de volgende maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen:
Het minimaliseren van de hoeveelheid persoonsgegevens die bewaard wordt.
IVN De Lege Midden zorgt voor een veilig systeem. Onze computers zijn beveiligd.
Desondanks kan er in de beveiliging een zwakke plek zitten.
De penningmeester bewaart de gegevens in verband met het innen van de contributie. Deze gegevens zijn digitaal en bewerkbaar opgeslagen en hij/zij is de enige persoon die, als ledenadministrateur, gerechtigd is om gegevens te wijzigen. Zijn/haar pc is goed beschermd.
De secretaris bewaart de gegevens voor het verzenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor excursies en dergelijke. Zijn/ haar pc is goed beschermd.
De redactie van het Waerlamke bewaart de gegevens voor het verzenden, ook op een goed beveiligde pc.
Behalve aan de centrale administratie van het landelijk IVN, worden deze gegevens niet verstrekt aan derden, ook niet aan andere leden van IVN De Lege Midden.
Wij hebben de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens verloren raken, gestolen worden of door onbevoegden worden ingezien
IVN De Lege Midden bewaart of verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.
Procedure bij een datalek
Een bestuurslid heeft de taak gekregen bij een serieuze datalek dit binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens
