Huishoudelijk Reglement IVN de Kempen

Huishoudelijk reglement
van
IVN, instituut voor natuureducatie en duurzaamheid, afdeling Bergeijk-Eersel
Goedgekeurd per ALV 6 maart 2024

Dit reglement is gekoppeld aan de statuten van de afdeling zoals vastgesteld op 29 maart 2023
Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. het IVN: de landelijke IVN-koepelorganisatie, vereniging IVN, gevestigd in Amsterdam
b. de Landelijke Raad: de raad van afgevaardigden vanuit alle IVN-regio’s
c. de vereniging / de afdeling: IVN Bergeijk-Eersel
d. het bestuur: het bestuur van de vereniging
e. de ALV: de algemene ledenvergadering van de vereniging
f. de statuten: de geldende statuten van de vereniging
g. het reglement: het geldende huishoudelijk reglement van de vereniging (dit document)
h. de regio: de gezamenlijke vertegenwoordiging van de IVN-afdelingen Veldhoven-Eindhoven-
Vessem, Valkenswaard-Waalre, Bergeijk-Eersel, Kempenland-West en Cranendonck
i. Leden: leden, ereleden en jeugdleden en huisgenootleden
Artikel 1. Leden en donateurs :
1. Leden, ereleden en donateurs zullen worden vastgelegd in de landelijke IVN ledenadministratie.
Inning van contributie zal dan ook vanuit landelijk IVN gebeuren.
2. Nieuwe leden die zich landelijk aanmelden en die hun contributie betalen aan IVN landelijk zijn na aanmelding, ook bij de afdeling leden c.q. huisgenootleden volgens dit reglement.
3. Leden en ereleden ontvangen het verenigingstijdschrift Mens en Natuur.
4. Ereleden worden benoemd door de algemene ledenvergadering
5. Jeugdleden hebben geen stemrecht
6. Een huisgenootlid is een lid dat met een gewoon lid of een erelid op hetzelfde adres woont.
Een huisgenootlid:
a. heeft dezelfde rechten en plichten als een gewoon lid
b. ontvangt niet het verenigingstijdschrift Mens en Natuur
7. De vereniging kent naast leden ook donateurs.
Donateurs:
a. mogen aan alle activiteiten van de afdeling deelnemen die niet exclusief voor leden zijn
b. ontvangen het jaarverslag
2
8. Toelating
Ieder aan wie door het bestuur de toelating wordt geweigerd, ontvangt binnen een maand na de beslissing mededeling van dit besluit. In deze mededeling zijn vermeld de redenen tot weigering én de mogelijkheid van beroep bij de Algemene Leden Vergadering (ALV). Degene die een dergelijk beroep aantekent heeft het recht tot het bijwonen van de behandeling van zijn beroep in de ALV en kan in deze vergadering een toelichting geven.
9. Contributie/donatie
a. Voor de vaststelling van de contributie worden de leden in de volgende categorieën ingedeeld:
1) gewone leden
2) huisgenootleden
3) jeugdleden
b. Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling.
c. Indien de hoogte van de contributie voor leden een financieel probleem vormt kan korting worden aangevraagd bij het bestuur, dat hierover beslist. Buiten het bestuur wordt de naam van het betreffende lid alleen bekend gemaakt aan de kascontrolecommissie. Een dergelijk lid behoudt zijn volle rechten ten aanzien van de vereniging en van IVN.
d. Contributie wordt vastgesteld door de Landelijke Raad van IVN.
Daar bovenop kan het bestuur voorstellen een bedrag toevoegen t.b.v. het functioneren van de vereniging; deze wordt door de ALV vastgesteld.
De ALV kan voor donateurs een minimumdonatie per jaar vaststellen.
Tijdstip van inning contributie wordt landelijk bepaald.
e. Het lidmaatschap duurt minimaal een jaar vanaf de dag van toelating.
10. Schorsing en ontzetting uit het lidmaatschap
a. Het afdelingsbestuur kan een lid een schorsing opleggen danwel ontzetten uit het lidmaatschap als het lid aantoonbaar gehandeld heeft in strijd met de statuten of het huishoudelijk reglement van de afdeling of besluiten van de vereniging. Het betreffende lid ontvangt hiervan een schriftelijke of digitale mededeling waarin de redenen tot de schorsing/ontzetting zijn vermeld.
b. Het geschorste/ontzette lid is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving schriftelijk in beroep te gaan tegen de schorsing/ontzetting bij het Landelijk Bestuur. Het Landelijk Bestuur volgt de voor de beroepsprocedure gestelde regels in statuten en huishoudelijk reglement van IVN.
c. Na de uitspraak over schorsing/ontzetting volgt ofwel de procedure tot ontzetting uit het lidmaatschap dan wel eerherstel van het lid.
11. Alle rechten en plichten van leden en donateurs zijn vastgelegd in de statuten.
3
Artikel 2. Het bestuur
1. Het bestuur kan uit zijn midden een dagelijks bestuur kiezen waarvan tenminste de voorzitter, de secretaris en de penningmeester of de secretaris/penningmeester deel uitmaken. Het dagelijks bestuur is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur.
2. Taak van de voorzitter
a. behartigt de algemene gang van zaken in de afdeling
b. geeft leiding aan de bijeenkomsten van het afdelingsbestuur en het dagelijks bestuur
c. zit de ALV van de afdeling voor
d. onderhoudt interne en externe contacten
e. rapporteert de activiteiten van het bestuur aan de leden
f. bemiddelt, of ziet toe dat er bemiddeld wordt, bij interne geschillen.
g. ziet toe op de uitvoering van de besluiten genomen door de ALV en/of het bestuur.
3. Taak van de secretaris
a. coördineert het secretariaat
b. behartigt de inkomende en uitgaande correspondentie van het afdelingsbestuur
c. is verantwoordelijk voor het secretariaatsarchief van de afdeling
d. maakt verslagen en/ of besluitenlijsten van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen of delegeert dit eventueel naar andere bestuursleden
e. stelt het jaarverslag samen in overleg met de bestuursleden
f. stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor vergaderingen en verstuurt de uitnodigingen
g. houdt toezicht op de gedelegeerde werkzaamheden en zorgt voor een goede
uitvoering hiervan.
4. Taak van de penningmeester
a. draagt zorg voor de financiële gang van zaken in de afdeling
b. beheert de bank- en girorekening(en) van de afdeling
c. houdt de financiële administratie bij van de afdeling
d. stelt een financieel jaarverslag op ten behoeve van de ALV, met daarin opgenomen een staat van baten en lasten en een balans
e. maakt op basis van werkplannen van de werkgroepen in overleg met het bestuur een begroting van inkomsten en uitgaven voor het volgend jaar; deze begroting wordt aan de ALV ter goedkeuring voorgelegd
f. onderhoudt de contacten met gemeenten en andere subsidiegevers i.v.m. subsidie
g. draagt zorg voor de inning van de contributie/donatiegelden.
h. is verantwoordelijk voor de ledenadministratie van de afdeling of delegeert deze verantwoordelijkheid aan een ander bestuurslid.
i. Vraagt toestemming aan nieuwe leden of persoonlijke gegevens gedeeld mogen worden.
4
5. Rooster van aftreden
Jaarlijks treedt een aantal bestuursleden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Aftredende leden zijn eenmaal terstond herkiesbaar en mogen zich in uitzonderlijke – door de ALV te bepalen – gevallen herkiesbaar stellen voor een derde termijn.
6. Bestuursvergaderingen
a. Het bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter, met inachtneming van een termijn van tenminste zeven dagen; de bijeenroeping geschiedt door toezending aan alle bestuursleden van een schriftelijke of digitale oproep met agenda en vergaderstukken.
b. Indien de voorzitter aan een verzoek van minimaal 2 bestuursleden tot het beleggen van een bestuursvergadering geen gevolg geeft kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan voor rekening van de vereniging op de wijze waarop de voorzitter het bestuur bijeenroept.
7. Tussentijds aftreden penningmeester
Bij tussentijds aftreden van de penningmeester wordt de kascommissie in staat gesteld tot een tussentijdse kascontrole.
8. De penningmeester is tekenbevoegd tot een bedrag van € 500,-. Hogere uitgaven behoeven
voorafgaande goedkeuring door het bestuur.
Artikel 3. Bijeenroeping Algemene Ledenvergadering
1. Bijeenroepen ALV geschied zoals vastgesteld in de statuten, artikel 15.:
– De algemene ledenvergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur met een schriftelijke of digitale aankondiging waarin opgenomen de agenda van de ALV en voor zover mogelijk een toelichting daarop.
– Indien het bestuur binnen 14 dagen geen gevolg geeft aan het verzoek van tenminste drie leden tot het bijeenroepen van een ALV kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan op de wijze waarop het bestuur de ALV bijeenroept.
Artikel 4. Werkgroepen
1. Alle werkgroepen houden contact met tenminste een bestuurslid. Bestuursleden doen verslag in de bestuursvergadering.
2. Het bestuur belegt tenminste eenmaal per jaar een vergadering met alle coördinatoren van de werkgroepen. Hierbij komt in ieder geval aan de orde:
a. de plannen en de begroting van de werkgroepen voor het komende jaar
(met goedkeuring met bestuur kan van de begroting worden afgeweken)
b. verslag van de activiteiten van het afgelopen jaar met financiële verantwoording
c. de activiteiten/plannen binnen de regio waarvan de afdeling deel uitmaakt
5
3. Alle roerende en onroerende zaken door een werkgroep verkregen zijn eigendom van de afdeling.
Artikel 5. Financiën
1. Het bestuur is bevoegd uitgaven te doen binnen de door de ALV vastgestelde begroting conform de daarvoor opgenomen regels in de statuten.
2. Het bestuur behoeft voorafgaande goedkeuring van de ALV voor besluiten die een bedrag van € 2500,00 te boven gaan.
3. Jaarlijks wordt vanuit de ALV een kascommissie benoemd, bestaande uit tenminste 2 leden.
Leden van deze commissie mogen maximaal twee opeenvolgende jaren controle uitvoeren.
Artikel 6. Aangevraagde activiteiten
Aangevraagde activiteiten zijn al die evenementen die op verzoek van derden onder de naam van het IVN worden gehouden en/of waar leden op verzoek van derden als IVN’er optreden. Evenementen die op persoonlijke titel worden gehouden vallen hierbuiten.
Voor aangevraagde activiteiten geldt een door de ALV vast te stellen bijdrage met een minimum dat tenminste de directe kosten dekt. De gevraagde vergoeding voor aangevraagde activiteiten geldt als richtlijn. Uitzonderingen zijn in incidentele gevallen mogelijk, ter beoordeling van de werkgroepcoördinator in overleg met het bestuur.
Artikel 7. Onkostenvergoedingen
– Uitgaven i.v.m. de organisatie van een IVN activiteit kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester tegen overlegging van eventuele rekeningen
– Brandstofkosten tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding
– Cursuskosten in overleg met bestuur en voor door bestuur geaccordeerde cursussen.
– Actuele vergoedingen zijn vastgelegd in het document Onkostenvergoedingen (ONSIVN).
Artikel 8. Nieuwsbrief/Website/Social Media
Het doel van nieuwsbrief, website en social media van de vereniging is:
– contact te bevorderen tussen de leden en donateurs van de afdeling onderling
– aan leden informatie te leveren over activiteiten van de afdeling in verleden en
– toekomst
– voorlichting en informatie te geven over zaken die verband houden met de
– doelstellingen van de afdeling.
– Via de website van de vereniging kan men aanmelden voor de nieuwsbrief.
– Op de website worden in ieder geval gepubliceerd:
o contactgegevens van bestuursleden en werkgroepcoördinatoren
o een overzicht van de activiteiten in de komende periode
– Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de nieuwsbrief.
Artikel 9. Aansprakelijkheid en verzekering
– Tijdens enige activiteit in IVN-verband zijn IVN-leden, uitgezonderd jeugdleden, individueel verzekerd voor aansprakelijkheid, zowel ten opzichte van derden als van elkaar, en voor ongevallen via (landelijke) collectieve polissen. In het geval dat letsel aan personen of schade aan derden wordt veroorzaakt door overige deelnemers en deze
6
tevens verband houden met de activiteit, zal Landelijk IVN de aansprakelijkheid overnemen.
– De vereniging is niet verantwoordelijk voor verlies van of schade aan persoonlijke eigendommen tijdens gebruik daarvan bij IVN-activiteiten, tenzij dit met voorafgaande toestemming van het bestuur plaatsvindt.
– Bij beschadiging of verlies van IVN eigendommen, kan het bestuur leden aansprakelijk stellen.
Artikel 10. Stichting Natuurtuin ’t Loo / De Wingerd
– Minimaal een bestuurslid maakt deel uit van het Stichtingsbestuur Natuurtuin ’t Loo
– Het bestuur benoemt en registreert sleutelhouders (toegang tot De Wingerd)
– Gebruik van De Wingerd door de vereniging geschied met in achtneming van het geldende huishoudelijke reglement zoals opgesteld door Stichting Natuurtuin en verder volgens regels zoals die algemeen betamelijk worden geacht.
– Alle IVN-activiteiten kunnen gratis van De Wingerd gebruik maken, indien goedgekeurd door bestuur
Artikel 11. Uitleen materialen
– Uitleen van materialen dient aangevraagd bij het bestuur en geregistreerd op een daarvoor bestemd document.
Artikel 12. Wijziging Huishoudelijk Reglement
1. De ALV kan tot wijziging van dit reglement besluiten mits het voorstel tot wijziging op de agenda van de vergadering is vermeld.
2. Over wijzigingen van dit reglement wordt met gewone meerderheid van stemmen door de ALV besloten.
Artikel 13. Statutenwijziging/ontbinding
1. Bij een statutenwijziging die invulling en functioneren van het bestuur raakt blijft het oude bestuur in functie tot zo nodig een nieuw bestuur gekozen is.
2. Bij ontbinding van de vereniging blijft het bestuur in functie zo lang als nodig is en draagt zorg voor de liquidatie.
Artikel 14. Slotartikelen
1. Dit reglement treedt niet in werking dan nadat het met meerderheid van stemmen door de ALV is vastgesteld.
2. Dit reglement dient ter inzage te zijn bij de secretaris en op de website van de vereniging, terwijl het tijdens iedere ALV aanwezig dient te zijn.
3. Voor overige bepalingen wordt verwezen naar de afdelingsstatuten.
4. In die gevallen waarin de statuten noch het huishoudelijk reglement voorziet, beslist het bestuur.