Stap 1: Projectteam

De allereerste stap naar het maken van een groen schoolplein is het samenstellen van het projectteam. Maar hoe stel je zo'n projectteam samen? We geven je tips voor het samenstellen van jouw team. We gaan daarbij in op:

  • Het team

  • De teamleden

  • Afspraken maken

  • Planning

 

Het team

Denk hierbij aan mensen met verschillende achtergronden: een docent, directeur of conciërge. Ook kan je denken aan een betrokken ouder of buurtbewoner. Houd het projectteam werkbaar met maximaal 10 projectleden. Zorg ervoor dat het projectteam divers is, jullie hebben allemaal je eigen talenten. Het is verstandig om elkaar goed te leren kennen voordat je met elkaar aan de slag gaat. Heeft iemand ervaring met projecten? Of legt die enthousiaste leerkracht makkelijk contacten? Dit zijn vragen die je team kunnen helpen bij het verdelen van de rollen.

De teamleden

Wie zitten er dan in een projectteam? Vaak bestaat een projectteam in elk geval uit een aantal vaste leden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • Projectleider
  • Secretaris
  • Penningmeester
  • Communicatie-expert
  • Inhoudelijk expert
  • Coördinator aanleg

Je kunt ook denken aan het opnemen van vertegenwoordigers in je projectgroep. Bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de leerkrachten, of een vertegenwoordiger van de ouderraad. Hij of zij kan, wanneer dat nodig is, overleggen met de achterban en het projectteam van input voorzien. 

Het is altijd belangrijk om tijdens het eerste overleg met het projectteam deze rollen te bespreken en te verdelen. Zo weet je ook direct of je projectteam compleet is. 

Projectleider

Wijs één iemand binnen het team aan als projectleider. Hij of zij houdt het overzicht over de planning en is wellicht het aanspreekpunt voor anderen. Hij of zij coördineert alle teamleden in het projectteam en zit de vergaderingen voor.

Secretaris

Hij of zij plant de overleggen in en houdt de notulen bij.

Penningmeester

Hij of zij beheert de financiën. De penningmeester kan verantwoordelijk zijn voor het werven van extra budget, maar je kunt ook een apart persoon aanwijzen voor de fondsenwerving.

Communicatie-expert

Hij of zij onderhoudt contact met de andere partijen die betrokken zijn bij het groene plein, zoals ouders, buurtbewoners en leerlingen. De communicatie-expert is niet bang om andere organisaties op te bellen om te vertellen over jullie plannen, of juist om informatie op te vragen. 

Inhoudelijk expert

Hij of zij weet veel van het onderwerp groene schoolpleinen en vind het leuk om informatie uit te zoeken. Bijvoorbeeld over thema's zoals biodiversiteit, klimaatadaptatie en lesgeven op het groene schoolplein. 

Coördinator aanleg

Hij of zij beheert het realisatieproces, van het opvragen van de eerste offerte tot het overzien van de aanleg. 

Afspraken

Maak afspraken en verdeel de verschillende rollen. Iemand kan verantwoordelijkheid hebben over de financiering, een ander bijvoorbeeld over de communicatie met andere partijen, ouders en de wijk. Maak de taken en verantwoordelijkheden concreet, zodat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht. Om het proces soepel te laten lopen, kun je een planning maken en vaste vergadermomenten inplannen. Overleg ook hoe jullie tussentijds contact houden, bijvoorbeeld per mail of via Whatsapp. 

Planning

Reken er op dat het proces om het schoolplein te vergroenen gemiddeld 1 tot 2 schooljaren in beslag neemt. Zorg dat het hele projectteam van deze planning op de hoogte is, en dat de leden ermee akkoord zijn om voor deze periode bij het project betrokken te worden. 

Soms helpt het om de verschillende stappen op jouw school ook in de plannen. Wat wil je voor de zomervakantie gedaan hebben, en wanneer is de beste periode om het schoolplein aan te leggen? Grote werkzaamheden vinden bij voorkeur plaats in een vakantie. Maar tegelijkertijd is het niet altijd mogelijk om alles al vast te leggen, simpelweg omdat je van sommige onderdelen niet precies weet hoe lang deze zullen duren. Toch kan een planning je helpen om de vaart in het project te houden.