Privacy Statement IVN Oost-Veluwezoom

Algemeen

IVN Oost-Veluwezoom is een plaatselijke afdeling van de landelijke IVN-organisatie.
Voor het landelijke ledenadministratiesysteem Procurios heeft IVN Landelijk, naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een Privacy Statement opgesteld.

Voor de administratie van de gegevens van zijn relaties maakt IVN Oost-Veluwezoom gebruik van het landelijke systeem “Procurios”. IVN Oost-Veluwezoom heeft daarin alleen toegang tot de gegevens van de relaties van IVN Oost-Veluwezoom.

Onder “Relaties” verstaat IVN Oost-Veluwezoom:

  • Leden (Normale leden, Huisgenootleden, Jeugdleden, Ereleden en Gastleden)
  • Donateurs
  • Adverteerders in het afdelingsblad (Karwij)
  • Overige relaties (personen/instanties die om enigerlei reden ook het Karwij ontvangen)

Voor het omgaan met persoonsgegevens heeft ook IVN Oost-Veluwezoom een Privacy Statement opgesteld.
Het Privacy Statement van IVN Oost-Veluwezoom is in lijn met het Privacy Statement van IVN Landelijk (zie: https://www.ivn.nl/privacy-statement) en gaat met name in op de lokale omgang met de relatiegegevens.

Met welk doel worden gegevens van relaties van IVN Oost-Veluwezoom bewaard?

Wanneer u relatie wordt van IVN Oost-Veluwezoom worden uw persoonsgegevens vastgelegd.
IVN Oost-Veluwezoom gebruikt deze gegevens:

  • Om betalende relaties eenmaal per jaar een factuur toe te sturen voor de betaling van contributie, donatie, advertentietarief e.d.
  • Om leden, donateurs, adverteerders, en overige ontvangers het afdelingsblad (Karwij) toe te sturen.
  • Om relaties per e-mail te informeren over activiteiten (excursies, wandelingen, evenementen, cursussen, lezingen etc.) en nieuws op natuurgebied
  • Om leden uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering en het toesturen van de daarbij benodigde stukken alsmede voor andere verenigingsactiviteiten.
  • Als basis voor het bijhouden/beheren van:
    • Werkgroepen (Wie zit in welke werkgroepen?)
    • Eigendommen van de afdeling (Wie beheert welke eigendommen?)
    • Producten van de afdeling (Wie beheert welke producten?)
    • Inzetmogelijkheid van de leden (Wie kan wat en is beschikbaar?)
    • Vertegenwoordiging (Wie vertegenwoordig de afdeling bij welke instanties?)

Welke persoonsgegevens worden bewaard?

Afhankelijk van het doel worden bij IVN Oost-Veluwezoom meer of minder persoonsgegevens bewaard.
De doelen zijn in dat verband:

  • De ledenadministratie van IVN Landelijk - Procurios (LA-L)
  • De ledenadministratie van IVN Oost-Veluwezoom lokaal (LA-Z)
  • De digitale nieuwsbrief
  • Het Karwij (Blad)
  • E-mails over verenigingszaken aan de relaties van IVN-Oost-Veluwezoom

In de tabel hieronder is aangegeven welke gegevens voor welk doel worden bewaard.

 

LA-L

LA-L

nieuwsbrief

Karwij

E-mail

Opmerkingen

 

 

 

 

 

 

 

Naam

X

X

X

 X

X

 

Geb. datum

X

X

 

 

 

T.b.v. inzicht leeftijdsopbouw en attentie bij bijzondere verjaardagen

Geslacht

X

X

 

 

 

I.v.m. aanhef en adres

Datum-in

X

X

 

 

X

Begin relatie

Datum-uit

X

X

 

 

X

Einde relatie

Adres

X

X

 

 X

 

 

Telefoon

X

X

 

 

 

Vast en/of mobiel

E-mailadres

X

X

X

 

X

 

Soort relatie

X

X

 

 

X

 

Bij IVN Oost-Veluwezoom worden geen bijzondere persoonsgegevens (godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid e.d.) bewaard 

Opslag en verwerking/gebruik van de persoonsgegevens

De gegevens zijn als volgt opgeslagen:

  • Gegevens in Procurios op een systeem van landelijk IVN.
  • Gegevens van de lokale relatie-administratie op beveiligde privé PC in een apart gebruikersaccount (paswoord alleen bekend bij de ledenadministrateur en de penningmeester van IVN Oost-Veluwezoom).
  • Back-up hiervan geschiedt op een aparte PC met eveneens een apart gebruikersaccount met paswoord hiervoor.
  • Gegevens voor e-mails aan relaties staan in het adresboek van het e-mailprogramma van het daarvoor verantwoordelijke IVN-lid.

Met het oog op uitnodigingen voor latere jubilea, reünies, afscheid van leden met een bijzondere staat van dienst e.d. worden de gegevens van de oud-leden historisch bewaard. Die van de andere relaties worden, na het beëindigen van de relatie, verwijderd.

Met uitzondering van:

  • Landelijk IVN t,b,v, de landelijke ledenadministratie in Procurios
  • Editoo (de drukker van het Karwij)

deelt IVN Oost-Veluwezoom uw gegevens niet met personen/instanties buiten IVN.
Toelichting:

  • Landelijk IVN ontvangt de persoonsgegevens t.b.v. het landelijk ledenadministratiesysteem Procurios. Voor het omgaan met de persoonsgegevens in Procurios verwijzen we naar het Privacy Statement van de landelijke IVN organisatie (https://www.ivn.nl/privacy-statement).
  • Editoo ontvangt voor elke uitgave van het Karwij een actueel bestand met de namen en adressen van de abonnees om deze op het Karwij te kunnen printen.
  • Editoo heeft ervoor gekozen om niet conform AVG zg. Verwerkersovereenkomsten met zijn klanten te sluiten maar dit op te nemen in zijn Algemene Voorwaarden.

Abonneren en afmelden op de digitale nieuwsbrief

Leden van IVN Oost-Veluwezoom ontvangen periodiek een digitale nieuwsbrief.
Onderaan de nieuwsbrief staat een link waarmee u zich op elk moment voor de digitale nieuwsbrief kunt afmelden.

Welke maatregelen zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?

  • Lokaal zijn bij IVN Oost-Veluwezoom de gegevens opgeslagen in een apart gebruikersaccount hiervoor op beveiligde PC’s. Alleen de ledenadministrateur en de penningmeester van IVN Oost-Veluwezoom beschikken over het paswoord voor dit account.
  • Tot het landelijk systeem Procurios heeft, voor wat betreft de gegevens van de Oost-Veluwezoomse relaties, alleen de ledenadministrateur van IVN Oost-Veluwezoom toegang.
  • E-mailadressen van de relaties van IVN Oost-Veluwezoom staan in het e-mailadresboek van de privé e mailclient van het hiervoor verantwoordelijke IVN-lid. Dit account zit op een privé gebruikersaccount van de PC met een wachtwoord.
  • Voor verschillende groepen binnen de afdeling heeft IVN Oost-Veluwezoom eigen e-mailadressen op het domein ivnOostVeluwezoom.nl in gebruik. Deze e-mailadressen zijn alleen geïnstalleerd bij één of meer van de groepleden en ook allemaal bij de webmaster als centrale opvang bij afwezigheid.
  • De bij deze e-mailadressen behorende paswoorden en verdere installatiegegevens zijn in beheer bij de webmaster. Deze kan in voorkomende gevallen ook de paswoorden centraal wijzigen.

Voor het onverhoopte geval dat een datalek wordt geconstateerd is een procedure opgesteld.

Hoe worden huidige en toekomstige relaties geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?

  • Bestaande relaties worden per e-mail op de hoogte gesteld van dit Privacy Statement
  • Nieuwe relaties worden bij het aangaan van de relatie geïnformeerd over het Privacy Statement van Oost-Veluwezoom. Bij nieuwe leden die zich via internet aanmelden geschiedt dit al op het aanmeldformulier.

In het Privacy Statement is o.a. ook aangegeven in welke context welke persoonsgegevens worden bewaard.
Het Privacy Statement staat ook op de website van IVN Oost-Veluwezoom.

Wijzigen van het Privacy Statement

De tekst van dit Privacy Statement kan, zonder voorafgaande aankondiging door IVN Oost-Veluwezoom te allen tijde worden gewijzigd. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd.