Handleiding Financieel beheer IVN Maastricht

1:    INLEIDING
IVN Maastricht is een vereniging met een stevige financiële basis. Dit maakt het mogelijk om tal van activiteiten op het gebied van natuur- en milieu-educatie te organiseren. Een goed financieel beheer is nodig om de financiën op orde te houden en te voorkomen dat de vereniging in de problemen komt door verkeerd gebruik. Door de groei van de activiteiten, met name de projecten, gaat er meer geld om in de vereniging. We trekken geld van buiten aan in de vorm van subsidie en sponsoring en er zijn meer leden met financiële verantwoordelijkheden. Dit maakt de organisatie kwetsbaar. Het huishoudelijk reglement is in de ledenvergadering van 2018 aangepast met als doel het financieel beheer te verbeteren.           

Een goed financieel beheer is nodig om:

  1. Het geld waarover de vereniging beschikt is door leden, donateurs en sponsoren en subsidieverstrekkers bij elkaar gebracht. Zij hebben recht op goed en transparant beheer;
  2. Het voortbestaan van de vereniging en activiteiten komt in gevaar bij slecht beheer of erger;
  3. Vrijwilligers moeten niet in de verleiding worden gebracht om zich te verrijken;
  4. Bestuurders kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij fraude.         

Deze handleiding geldt als:

  • Bindend voor de financiële handelingen van het bestuur, leden, werkgroepen en projectgroepen. Het bestuur kan afwijken van deze handleiding, mits dit gemotiveerd is en vastligt in een verslag van een bestuursvergadering.    
  • Hulpmiddel voor de kascontrolecommissie en de Algemene Ledenvergadering voor het toetsen van het financiële beheer van de vereniging. Daarnaast  stelt het bestuur het boekje ‘de kascommissiegids’ ter beschikking aan de kascontrolecommissie.

2:    ALGEMEEN 

  1. Het gehele bestuur is verantwoordelijk voor de financiën, de penningmeester functioneert binnen de vereniging volgens de afgesproken regels.
  2. Het contante geldverkeer wordt zo veel mogelijk beperkt. Ontvangsten en betalingen vinden zo veel mogelijk per bank plaats.
  3. De penningmeester houdt een administratie bij van alle contante ontvangsten en betalingen. Deze administratie maakt onderdeel uit van de kascontrole. 
  4. De penningmeester mag uitsluitend betalingen doen op basis van bewijsstukken, schriftelijk of digitaal zoals een factuur of declaratieformulier. De schriftelijke bewijsstukken zijn ondertekend voor akkoord door het (bestuurs)lid dat geautoriseerd is om de opdracht te geven. Voor projectgroepen zie hoofdstuk 6.   
  5. De begroting zoals vastgesteld door de leden is de basis voor het doen van uitgaven door het bestuur, leden en werkgroepen. Binnen de begroting mag door het bestuur worden geschoven met begrotingsposten zo lang de begroting niet wordt overschreden. 
  6. Zo lang de begroting voor het lopende jaar niet is goedgekeurd door de leden, mag het bestuur maximaal 50% van begroting van het vorige jaar uitgeven.      
  7. Het factuuradres is het secretariaat van de vereniging. 
  8. De penningmeester vermeldt uitgaven boven de € 1.000,- aan het bestuur.
  9. Naast de penningmeester heeft tenminste één bestuurslid toegang tot de bankrekeningen.  
  10. Op grond van de statuten (art. 12) heeft het bestuur vooraf goedkeuring nodig van de leden voor:                                                                                    A. Aangaan van rechtshandelingen en investeringen boven een door de leden vast te stellen bedrag (opgenomen in het huishoudelijk reglement)     B. Huren of verhuren van onroerend goed                                                     C. Aangaan van bancaire leningen                                                                   D. Verstrekken van leningen                                                                                 E. Optreden in rechte                                                                                             F. Aangaan van arbeidsovereenkomsten

3:    LEDENADMINISTRATIE

  1. De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de ledenadministrateur;
  2. De ledenadministrateur houdt overzichten bij van de leden en donateurs en per lid de aard van het  lidmaatschap, waarbij inbegrepen het landelijk lidmaatschap en het lidmaatschap van het tijdschrift ‘De Natuurgids’. Uit de overzichten moet te herleiden zijn hoe hoog de contributie per lid en de contributiebijdragen in totaal moeten zijn;
  3. De ledenadministrateur verwerkt de mutaties in het ledenbestand, de landelijke ledenadministratie. De secretaris verwerkt de mutaties m.b.t. het tijdschrift ‘De Natuurgids’. Mutaties worden gemeld aan de secretaris en penningmeester ter controle.
  4. De penningmeester houdt een overzicht bij van de contributiebetalingen waarbij de betaling per lid is uitgesplitst naar de aard van het lidmaastchap.
  5. Facturen voor de verrekening van de landelijke contributie en de betaling van De Natuurgids worden gespecificeerd aan de penningmeester aangeboden.            

4:    LEDEN

  1. Onkosten door (bestuurs)leden voor verenigingsactiviteiten kunnen worden vergoed. Het bestuur stelt vast:                                                         A. een overzicht van kosten, bijdragen en onkostenvergoedingen;              B. een declaratieformulier.
  2. Leden kunnen kosten vergoed krijgen op basis van dit overzicht. Onkosten die niet op het overzicht staan kunnen worden vergoed indien vooraf schriftelijk toestemming is gevraagd aan het bestuur.    
  3. Het vergoeden van de onkosten is alleen mogelijk op basis van een ingevuld en ondertekend declaratieformulier, voorzien van bewijsstukken zoals bonnetjes. Het is niet toegestaan kosten te verrekenen. Alle ontvangsten en uitgaven moeten op het declaratieformulier worden vermeld.      

5:    WERKGROEPEN

  1. Op grond van artikel 6a van het Huishoudelijk reglement kunnen werkgroepen jaarlijks een vergoeding krijgen voor hun activiteiten. Dit is mogelijk door het aanleveren van een begroting bij de penningmeester. 
  2. Deze begroting maakt deel uit van begroting van de vereniging. 
  3. Betalingen gebeuren door de penningmeester na het overleggen van schriftelijke bewijsstukken zoals facturen, bonnetjes of het declaratieformulier.    

6:    PROJECTGROEPEN

  1. Projectgroepen worden door het bestuur ingesteld.
  2. Per project wordt een afzonderlijke begroting opgesteld. De begroting wordt goedgekeurd door het bestuur. Projectbegrotingen maken geen deel uit van de begroting van de vereniging. Wel wordt het resultaat verantwoord in de rekening van de vereniging.  
  3. Per project stelt het bestuur een projectleider aan. Deze is verantwoordelijk voor het financiële beheer van het project, opstellen van een projectbegroting en -afrekening.  
  4. Een projectleider kan opdrachten verstrekken voor activiteiten en bedragen zoals vastgelegd in de projectbegroting. 
  5. Voor opdrachten boven € 5.000,- zijn ten minste 3 offertes van verschillende leveranciers/uitvoerders nodig. Deze offertes moeten bewaard blijven na de schriftelijke verantwoording aan het bestuur.    
  6. De projectleider legt ieder kwartaal en aan het einde van het project schriftelijk verantwoording af aan het bestuur over de financiën van het project tenzij het bestuur anders beslist.  
  7. De projectleider is verantwoordelijk voor het voldoen aan de voorwaarden die gesteld zijn aan subsidiebedragen. Van iedere subsidie die een projectgroep ontvangt moet vastliggen:                                           A. De hoogte van het bedrag;                                                                            B. De subsidieverstrekker;                                                                                    C. De subsidievoorwaarden;                                                                                D. Termijnen gesteld aan de subsidie.
  8. IVN Maastricht aanvaardt geen sponsorbedragen indien er verplichtingen aan zijn gekoppeld. 
  9. Subsidies en andere ontvangsten in het kader van een project worden overgemaakt op de rekening van IVN Maastricht. Betalingen in het kader van een project worden door de penningmeester verricht, op basis van schriftelijke bewijsstukken, ondertekend door de projectleider. 
  10. De penningmeester houdt een overzicht bij van projecten. 
  11. De eindafrekening van de projecten maken deel uit van de kascontrole.
  12. Afwijken van de begroting is mogelijk na toestemming van het bestuur. Het bestuur kan een aangepaste begroting vragen. 
  13. IVN Maastricht stelt zich garant of zorgt voor voorfinanciering alleen voor eigen projecten waarvoor een projectbegroting is goedgekeurd. Het bestuur besluit of een garantstelling wordt gegeven. 
  14. Een garantstelling of voorfinanciering kan nooit hoger zijn dan 10% van de reserves van de vereniging aan het begin van het lopende boekjaar. Het totaal aan garantstellingen mag niet hoger zijn dan 25% van de reserves.        
  15. Leden van IVN Maastricht kunnen deelnemen aan projecten van andere organisaties. Mogelijk kan een financiële bijdrage worden verlangd. Dit kan worden aangevraagd door middel van een schriftelijk verzoek aan het bestuur. IVN Maastricht neemt geen financiële verplichtingen over of gaat garantstellingen aan voor projecten van derden.     
  16. De projectleider is verantwoordelijk voor de projectadministratie, de penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie.   

7:    TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

volgt zo spoedig mogelijk (i.v.m. vakantie)

Deze handleiding is vastgesteld door het bestuur van IVN Maastricht in de bestuursvergadering van 11 april 2018.