Privacy statement
In het Privacy Statement van IVN Amsterdam is beschreven hoe er wordt omgegaan met de persoonsgegevens van leden en donateurs van IVN Amsterdam. Het is een aanvulling op het Privacy Statement van het landelijk IVN. Aanleiding is de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) welke op 25 mei 2018 in de hele Europese Unie van kracht is geworden.
Met welk doel worden persoonsgegevens van leden en donateurs van IVN Amsterdam bewaard?
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
- Facturering/herinnering contributie aan leden en donateurs
- Verzenden van digitale informatie/mededelingen omtrent IVN activiteiten en nieuws aan leden en donateurs
- Informatie aan leden van IVN werkgroepen,
- Controle afdracht contributie van leden aan landelijk IVN
- Verzending van het afdelingsblad “de Groenbewust Amsterdammer” naar degenen die zich daarvoor hebben aangemeld.
Wie is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens binnen IVN Amsterdam?
Verantwoordelijk voor de gegevensbescherming binnen de afdeling Amsterdam zijn de secretaris en de penningmeester. Alleen zij hebben inzage in deze gegevens en persoonsgegevens. De gegevens en persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld.
Welke persoonsgegevens van IVN Amsterdam leden en donateurs worden bewaard?
Het betreft de navolgende gegevens: naam, voornaam, inschrijvingsdatum, lidnummer, postadres, postcode, plaats, man/vrouw, categorie (soort lid: IVN/landelijk/huisgenoot donateur), geboortedatum, emailadres, telefoonnummer. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard.
Welke maatregelen zijn er genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?
Persoonsgegevens van leden van IVN Amsterdam worden/zijn opgeslagen in het landelijk ledenadministratiesysteem Procurios. Leden hebben zichzelf hiervoor rechtstreeks aangemeld of zijn/worden ingevoerd door de penningmeester of secretaris van IVN Amsterdam. Zie hiervoor het Privacy statement van het landelijk IVN. Alleen de ledenadministrateurs van IVN Amsterdam (dat zijn de penningmeester en de secretaris) hebben hiertoe toegang middels inlog en wachtwoord. Persoonsgegevens van leden en donateurs worden/zijn tevens opgeslagen als Excel-bestand welk wordt bijgehouden door de penningmeester/ledenadministrateur van IVN Amsterdam. De andere bestuursleden en leden van het communicatieteam kunnen ten behoeve van contact met de betrokken leden toegang krijgen tot het Excel-bestand. De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig om een goede ledenadministratie te voeren of contact te onderhouden met leden en staan op een met wachtwoord beveiligde omgeving. Mailings aan alle leden en donateurs via internet worden verzonden met Blind Copy (bcc). Het gegevensbestand wordt niet verstrekt aan derden.
De coördinatoren van werkgroepen bezitten een lijst van deelnemers aan deze werkgroepen waarvoor zij zichzelf hebben aangemeld. Ook hier: mailings via internet worden verzonden met Blind Copy (bcc) en gegevensbestanden worden niet verstrekt aan derden en/of externe partijen.
Kunnen leden en donateurs van IVN Amsterdam hun persoonsgegevens opvragen?
Leden kunnen hun eigen persoonsgegevens opvragen via de Servicedesk van landelijk IVN (info@ivn.nl)
Leden en donateurs kunnen altijd contact opnemen met de penningmeester van IVN Amsterdam d.m.v. een mail aan penningmeester@ivnamsteram.nl
Wat te doen ingeval van een datalek?
We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zou mogen hebben). Misbruik van persoonsgegevens of datalekken dienen zo spoedig mogelijk ter kennis te worden gebracht aan het bestuur van IVN Amsterdam.
Hoe worden huidige en toekomstige leden en donateurs geïnformeerd omtrent Privacy?
Toekomstige leden en donateurs melden zich aan bij het landelijk IVN of vullen een aanmeldformulier in dat ze ondertekenen. Via mail en IVN Amsterdam website worden de huidige leden en donateurs geïnformeerd.
