Gegevens verwerkingsregister IVN Bernheze
Gegevens verwerkingsregister IVN Bernheze
- In dit Gegevens verwerkingsregister wordt het beleid ten aanzien de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming vastgesteld zoals dit door IVN Bernheze wordt gehanteerd.
- De gegevens die door IVN Bernheze worden verzameld, bewerkt en bewaard heeft IVN Bernheze nodig om haar functie als vereniging te kunnen vervullen. De doelstellingen zijn
- Adresgegevens zijn nodig om het blad Bladgroen te versturen.
- Financiële gegevens zijn nodig om de contributie te innen en te verwerken.
- De functiebeschrijving in Procurios is nodig om contact op te kunnen nemen met het bestuur.
- Via de website van IVN Bernheze: www.ivn.nl/afdeling/bernheze is het mogelijk formulieren in te vullen met persoonsgegevens, adressen en/of bankgegevens en te verzenden naar:
- de ledenadministratie van IVN Bernheze ten behoeve van de aanmelding van nieuwe leden het doorgeven van wijzigingen.
- het bestuur van IVN Bernheze ten behoeve van het stellen van vragen, het aanmelden voor vergaderingen en het melden van klachten
- de secretaris van IVN Bernheze voor aan- en afmeldingen van leden
- coördinatoren van werkgroepen ten behoeve van het aanmelden voor activiteiten.
- De websitebeheerder voor plaatsing van gegevens op de website. Indien er sprake is van plaatsing van persoonsgegevens en/of persoonlijke e-mailadressen, zal de zender van deze informatie eerst toestemming aan betrokkenen moeten vragen. Indien er sprake is van plaatsing van informatie waarop auteursrechten gelden zal eerst toestemming moeten worden verleend door de eigenaar.
- Het Label in Procurios kan gebruikt worden om iemands kennis of deelname aan een werkgroep vast te leggen.
- IVN Bernheze gebruikt Procurios voor het vastleggen van alle gegevens ontvangen van leden en nieuwe leden ten behoeve van de aanmelding of wijziging in de ledenadministratie. Alleen de secretaris, de penningmeester en hun plaatsvervanger hebben toegang tot Procurios en zijn gerechtigd om persoonsgegevens te wijzigen, vast te leggen en/of te verwijderen. Van toepassing zijn de door IVN in dit kader vastgelegde voorschriften. Deze voorschriften zijn weergegeven in het privacy statement IVN. Dit privacy statement is in te zien via de website: https://www.ivn.nl/privacy-statement
- De secretaris en/of de penningmeester en hun plaatsvervanger zijn bevoegd om vanuit Procurios downloads te maken van het ledenbestand. Deze gegevens worden gebruikt voor:
- Het maken van betaalbestanden ten behoeve van het incasseren van de bijdrage van de leden, met daarin de persoonsgegevens, adressen, e-mailadressen en bankrekeningnummers. De penningmeester en zijn plaatsvervanger zijn hiertoe bevoegd. Het vastleggen en/of verwijderen van de betaalbestanden met persoonsgegevens in de Rabo-bankrekening. De gegevens worden bewaard en opgeslagen op de PC van de penningmeester en in het databestand van de Rabobankrekening.
- Het vastleggen van de betalingen of inningen van de bijdragen van leden met adres-, persoonsgegevens en bankrekeningnummers in de administratie van de boekhouding. De penningmeester en zijn plaatsvervanger zijn hiertoe bevoegd. De gegevens worden bewaard en opgeslagen op de PC van de penningmeester.
- Het verstrekken van overzichten, met daarin de persoonsgegevens, adressen en e-mailadressen, ten behoeve van de groepscoördinatoren en bestuursleden. De secretaris en zijn plaatsvervanger zijn hiertoe bevoegd. De gegevens worden opgeslagen en bewaard op de PC’s van de secretaris, groepscoördinatoren en bestuursleden.
- Het verstrekken van overzichten met namen en e-mailadressen ten behoeve van het aanmaken van E-mail-doorstuurders voor werkgroepen en projectgroepen met daarin de E-mailadressen van de leden door de website-beheerder. De gegevens worden opgeslagen en bewaard in het domein. Het domein dat hiervoor wordt gebruikt en eigendom is van IVN Bernheze betreft: www.ivn-bernheze.nl Alleen de websitebeheerder heeft toegang tot de website en de gegevens.
- Het verstrekken van overzichten ten behoeve van het plaatsen van persoonsgegevens, adressen, telefoonnummers door de website-beheerder op de website van IVN Bernheze: www.ivn.nl/afdeling/bernheze De gegevens worden opgeslagen en bewaard op de websit Alleen de websitebeheerder heeft toegang tot de gegevens op de website.
- Het verstrekken van overzichten voor het gebruik van persoonsgegevens, adressen, e-mailadressen ten behoeve van het bezorgen van het verenigingsblad “Bladgroen” door de redactie van het verenigingsblad. De adressen en persoonsgegevens worden eveneens verstrekt aan de drukker Editoo voor postbezorging en verzending per e-mail. Via de algemene voorwaarden van Editoo is het gebruik van persoonsgegevens en ook de bezorging op basis van de AVG voorschriften vastgelegd.
- Via de website van www.ivn.nl hebben leden de mogelijkheid zich aan te melden voor het ontvangen van een digitale nieuwsbrief. Daarmee worden persoonsgegevens en e-mailadressen vastgelegd in een daarvoor ingericht programma.
- IVN Bernheze heeft vastgelegd welke personen bevoegd zijn om persoonsgegevens vast te leggen en te gebruiken voor de doelstellingen zoals in punt 2 en 3 is vastgelegd. Bevoegde personen zijn:
- De voorzitter is bevoegd voor inzage van alle persoongsgegevens en de gegevens van de financiële administratie;
- De secretaris is bevoegd voor inzage, vastlegging, wijziging en eventueel verwijdering van alle persoonsgegevens in de ledenadministratie in het programma Procurios;
- De penningmeester is bevoegd voor
- inzage, vastlegging, wijziging en eventueel verwijdering van persoonsgegevens in de ledenadministratie in het programma Procurios
- inzage, vastlegging, wijziging en eventueel verwijdering van persoonsgegevens in de financiële administratie
- inzage, vastlegging, wijziging en uitvoering van betalingen en incasso’s voor wat betreft alle leden, donateurs en relaties via de Rabobankrekening van de vereniging IVN Bernheze
- doorzending en verstrekken van alle financiële gegevens aan de leden van de kascontrolecommissie voor wat betreft de statutaire controle van de financiële administratie van de vereniging IVN Bernheze
- Het bestuurslid, belast met de taak van websitebeheer, is bevoegd:
- tot inzage van alle persoonsgegevens voor wat betreft de vermelding op de website
- tot inzage, wijziging of verwijdering van e-mailadressen van personen voor wat betreft het aanmaken of wijzigen van doorstuuradressen
- tot vermelding van gegevens op de website, die auteursrechtelijk zijn beschermd. Degene die deze gegevens verstrekt aan de websitebeheerder dient zorg te dragen dat degene die het auteursrecht heeft van deze gegevens heeft verklaard geen bezwaar te hebben tegen plaatsing op de website en publiek ter beschikking te stellen van deze gegevens.
- Alle bestuursleden zijn bevoegd tot inzage van alle persoonsgegevens en alle gegevens van de financiële administratie
- Werkgroepcoördinatoren zijn bevoegd tot inzage van alle persoonsgegevens en de gegevens van de financiële administratie voor wat betreft hun werkgroep.
- Leden van de redactie van het verenigingsblad “Bladgroen” zijn bevoegd tot inzage van persoonsgegevens, voor wat betreft NAW gegevens en e-mailadressen van leden en relaties. De redactie is bevoegd NAW gegevens en e-mailadressen van leden en relaties te verstrekken aan de organisatie Editoo die het drukwerk en de verzending verzorgd van het verenigingsblad en een eventuele nieuwsbrief.
- Ten aanzien van de bescherming en het voorkomen van ongeoorloofd gebruik van de persoonsgegevens in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming gelden de volgende regels:
- Het is de bevoegde personen niet toegestaan de verkregen gegevens te verstrekken aan derden, tenzij daar door betreffende personen uitdrukkelijk toestemming voor wordt of is verleend. Indien er sprake is van wettelijke bepalingen die bevoegde personen verplichten gegevens te verstrekken aan derden zal eerst overleg plaatsvinden met het bestuur van IVN Bernheze voorafgaand aan de verstrekking.
- Aan de bevoegde personen worden beveiligingsprogramma’s verstrekt ten einde hun PC, laptop en/of tablet te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of verwijdering van persoonsgegevens.
- Het is niet toegestaan persoonsgegevens te bewaren op de eigen PC van de bevoegde personen, tenzij dit noodzakelijk is voor het kunnen uitvoeren van taken, waarmee bevoegde personen zijn belast, vanwege hun functie binnen IVN Bernheze. Verstrekte persoonsgegevens, die niet meer functioneel worden gebruikt, dienen van de eigen PC te worden verwijderd.
- Indien door bevoegde personen back-ups worden gemaakt van persoonsgegevens op andere apparatuur dan de eigen PC, dan dient deze apparatuur ook te worden beschermd met beveiligingsprogramma’s.
- Indien gegevens worden opgeslagen in programmatuur, die via Internet worden gekoppeld aan de PC van bevoegde personen, dan dient deze programmatuur alleen toegankelijk te zijn via een gebruikersnaam en wachtwoord.
- Gebruikersnamen en wachtwoorden voor bescherming van data mogen niet aan derden worden verstrekt en alleen persoonlijk bekend te zijn en te worden gebruikt door bevoegde personen.
- Het is bevoegde personen die naar meerdere e-mailadressen, afkomstig uit de gegevens van IVN Bernheze, e-mails verzenden, alleen toegestaan via een BCC de e-mail te verzenden. (Blind copy). Via de websitebeheerder is het mogelijk doorstuur e-mailadressen aan te maken waardoor persoonlijke e-mailadressen worden afgeschermd van inzage door derden.
- Leden of personen, waarvan IVN Bernheze persoonsgegevens in gebruik heeft of bewaard, hebben het recht om deze gegevens in te zien. In het geval betrokkene inzage wil, dient hij/zij contact op te nemen met de secretaris van IVN Bernheze via e-mail: secretaris@ivn-bernheze.nl of via de website van IVN Bernheze: https://www.ivn.nl/afdeling/bernheze/contact .
- Indien leden of betrokkenen het vermoeden hebben dat persoonsgegevens, die IVN Bernheze ter beschikking heeft, door datalekken ter beschikking komen of zijn gekomen van derden, dan dienen zij dit onverwijld te melden aan de secretaris van IVN Bernheze via e-mail: secretaris@ivn-bernheze.nl of via de website van IVN Bernheze: https://www.ivn.nl/afdeling/bernheze/contact
