Wegwijzer-Handleidingen en formulieren

Formulieren en modellen

Veelal in Word (docx) formaat, zodat je het kunt invullen en opsturen.
Voor het samenvoegen/verkleinen van de declaratie en bijlagen, kunt je gebruik maken van:
https://smallpdf.com/nl/pdf-samenvoegen
https://smallpdf.com/nl/pdf-verkleinen
https://smallpdf.com/nl/pdf-converter

Declaratieformulier  (of verzamelformulier) (Word formaat)

In Excel: Declaratieformulier 

Formulier voor onkostendeclaraties.
In het kort:
1- Haal eerst het
declaratieformulier op en vul het in. 

2- Eventueel bonnen fotograferen en (als plaatje) invoegen in het declaratieformulier op een extra pagina
OF: de bonnen scannen en apart opslaan als pdf bestand (Bij stap 4 beide pdf documenten samenvoegen).
3- Na invullen het declaratie formulier opslaan als pdf bestand

4- Indien nodig pdf documenten samenvoegen (via ditzelfde gereedschap kun je het samengevoegde bestand ook comprimeren)
5- Opslaan op je pc
6- Opsturen als bijlage in mail naar administratie@ivn-apeldoorn.nl

Om alles vlot te laten verlopen, graag onderstaande procedure volgen:
Declaraties:

  • Gebruik de nieuwe formulieren, voor declaraties met meerdere vergelijkbare posten (bijv. drie bonnetjes voor de supermarkt ) gebruik de ‘verzamel’ declaratie. Deze sommeert de vergelijkbare posten, zodat er maar één in de boekhouding hoeft te worden ingevoerd.
  • Selecteer de juiste werkgroep. Bij declaraties voor meerdere werkgroepen graag méér dan één declaratie invullen.
  • Laat op de declaratie ook de Lidcode (Lxxxx) invullen (voor reiskostenvergoeding van cursisten kan dit ook een Relatiecode (Rxxxx) zijn als ze verder geen IVN Apeldoorn lid zijn. De Lidcode staat op de ontvangen (contributie) factuur, en is voor mensen met toegang tot E-boekhouden op te zoeken.
  • Declaratie en bijlagen graag elektronisch in één document, gebruik hiervoor de smallpdf-tooltjes. Het liefst ook ‘verkleinen’. De vrije ruimte om bijlagen op te slaan is beperkt.
    In het kort:
    - Na invullen in Word het 
    declaratie formulier opslaan als pdf
    - Eventueel bonnen scannen en opslaan als pdf bestand

    - Dan via pdf samenvoegen (via ditzelfde gereedschap kun je het samengevoegde bestand comprimeren)
    - Opslaan op je pc

  • Parafering door de werkgroepcoördinator is vereist. Stuur het formulier, bij voorkeur digitaal met het ingevulde formulier als bijlage in hetzelfde (pdf)-bestand, naar administratie@ivn-apeldoorn.nl

  • Voor facturen die direct aan de ‘leverancier’ betaald moeten worden, hoeft géén apart declaratieformulier te worden ingevuld. Het (elektronisch) tekenen van de factuur, en die doorsturen naar Carla is voldoende. (Indien bekend, kan het helpen om de bestaande Relatiecode al aan te geven).

Facturen

(faktuurformulier)

  • Facturen worden verstuurd door administratie@ivn-apeldoorn.nl
  • Bevestigingen worden door de contactpersoon zélf verstuurd
  • De informatie die de administratie nodig heeft voor het versturen van facturen staat  hieronder bij aangevraagde activiteiten) 
  • Van belang is de uiterste betaaldag.
  • Mensen met toegang tot E-boekhouden kunnen de openstaande facturen bekijken.
  • Betalingen worden dagelijks automatisch met deze openstaande posten verwerkt indien in de omschrijving het Factuurnummer is meegegeven én het bedrag komt overeen.
  • Andere betalingen moeten handmatig gekoppeld worden.
  • Betalingen die gedurende de dag op de ING rekening binnenkomen zijn pas de volgende dag verwerkt.

Aangevraagde activiteiten (gewijzigd per 1-1-2019)

Bevestigingen voor aangevraagde activiteiten worden vanaf 1-1-2019 door de IVN contactpersoon zelf naar de opdrachtgever verstuurd. Facturen worden centraal verstuurd. In de bevestiging naar de opdrachtgever kan dit vermeld worden.
Als IVN contactpersoon mail je de b​​​​enodigde gegevens voor de te versturen facturen naar:
administratie@ivn-apeldoorn.nl
Dit betreft:

  • Relatiecode (indien reeds bekend), en Naam, Adres Woonplaats van de opdrachtgever, emailadres
  • Factuurregels (bijvoorbeeld 3 uur á €30, materiaal €15 totaal €105)
  • Factuurtekst (bij betaling vooraf bijvoorbeeld inclusief de herhaling uit de bevestiging dat de betaling geld als definitieve aanmelding oid)
  • Uiterste betaaldatum/betaaltermijn (standaard 15 dagen)

Afdrachtformulier (vrijwillige) bijdragen (gewijzigd per 1-1-2019)

Hierbij is parafering door de organiserende gids vereist.
Mail daarna het formulier naar: administratie@ivn-apeldoorn.nl

Sjablonen en modellen

Handleidingen

PR Hulpmiddelen