Wegwijzer-Handleiding Declaraties en facturen

Handleiding declaraties 

Maak je kosten, dan kun je deze declareren. Volg daarvoor onderstaande procedure. Dat brengt zo min mogelijk werk voor administratie en penningmeester.

• Procedure voor indienen van onkosten declaraties
• Procedure voor sturen van faktuur naar opdrachtgever

Procedure voor onkostendeclaraties. In het kort:
1- Haal eerst het declaratieformulier op en vul het in. 
2- Eventueel bonnen fotograferen en (als plaatje) invoegen in het declaratieformulier op een extra pagina
OF: de bonnen scannen en apart opslaan als pdf bestand (Bij stap 4 beide pdf documenten samenvoegen).
3- Na invullen het declaratie formulier opslaan als pdf bestand
4- Indien nodig pdf documenten samenvoegen (via ditzelfde gereedschap kun je het samengevoegde bestand ook comprimeren)
5- Opslaan op je pc
6- Opsturen als bijlage in mail naar administratie@ivn-apeldoorn.nl

Download het declaratieformulier  (of verzamelformulier) (Word formaat)
In Excel: Declaratieformulier 

Het formulier is in Word (docx) of in Excel (xlxs) formaat, zodat je het kunt invullen en opsturen.
Voor het samenvoegen/verkleinen van de declaratie en bijlagen, kun je gebruik maken van:
https://smallpdf.com/nl/pdf-samenvoegen
https://smallpdf.com/nl/pdf-verkleinen
https://smallpdf.com/nl/pdf-converter
Of gebruik bovenstaande functies uit PDF24 tools (kies de gewenste functie uit het menu)

Om alles vlot te laten verlopen, graag onderstaande procedure volgen:
Declaraties:

• Gebruik de formulieren, voor declaraties met meerdere vergelijkbare posten (bijv. drie bonnetjes voor de supermarkt ) gebruik de ‘verzamel’ declaratie. Deze sommeert de vergelijkbare posten, zodat er maar één in de boekhouding hoeft te worden ingevoerd.
• Selecteer de juiste werkgroep. Bij declaraties voor meerdere werkgroepen graag méér dan één declaratie invullen.
• Laat op de declaratie ook de Lidcode (Lxxxx) invullen (voor reiskostenvergoeding van cursisten kan dit ook een Relatiecode (Rxxxx) zijn als ze verder geen IVN Apeldoorn lid zijn. De Lidcode staat op de ontvangen (contributie) factuur, en is voor mensen met toegang tot E-boekhouden op te zoeken.
• Declaratie en bijlagen graag elektronisch in één document, gebruik hiervoor de smallpdf-tooltjes. Het liefst ook ‘verkleinen’. De vrije ruimte om bijlagen op te slaan is beperkt.
  In het kort:
  – Na invullen in Word het declaratie formulier opslaan als pdf
  – Eventueel bonnen scannen en opslaan als pdf bestand

  – Dan via pdf samenvoegen (via ditzelfde gereedschap kun je het samengevoegde bestand comprimeren)
  – Opslaan op je pc

• Parafering door de werkgroepcoördinator is vereist. Stuur het formulier, bij voorkeur digitaal met het ingevulde formulier als bijlage in hetzelfde (pdf)-bestand, naar administratie@ivn-apeldoorn.nl

• Voor facturen die direct aan de ‘leverancier’ betaald moeten worden, hoeft géén apart declaratieformulier te worden ingevuld. Het (elektronisch) tekenen van de factuur, en die doorsturen naar de penningmeester (administratie@ivn-apeldoorn.nl)  is voldoende. (Indien bekend, kan het helpen om de bestaande Relatiecode al aan te geven).

Factuur sturen naar deelnemer of opdrachtgever

(download het faktuurformulier)

• Facturen worden verstuurd door administratie@ivn-apeldoorn.nl
  Hiervoor zijn de volgende gegevens nodig:
  • Naam, adres opdrachtgever,
  • Het te faktureren bedrag (zie ook aangevraagde activiteiten) 
  • Datum activiteit,
  • Eventueel uiterste betaaldag
  • Eventueel extra informatie bv aan wie de les is gegeven
• Bevestigingen worden door de contactpersoon zélf verstuurd
• Mensen met toegang tot E-boekhouden kunnen de openstaande facturen bekijken.
• Betalingen worden dagelijks automatisch met deze openstaande posten verwerkt indien in de omschrijving het Factuurnummer is meegegeven én het bedrag komt overeen.
• Andere betalingen moeten handmatig gekoppeld worden.
• Betalingen die gedurende de dag op de ING rekening binnenkomen zijn pas de volgende dag verwerkt.